Contrat de sponsoring

Faire un contrat de sponsoring, c'est un peu la partie sérieuse du job de relation externe. C'est aussi super satisfaisant, car c'est ça qui rapporte le Saint-Pognon (amen).

Les templates de contrat, ainsi que les anciens, sont disponnibles sur l'overleaf de la CLIC. Il faut se connecter avec le compte Google.

Legislation

En Suisse, il n'existe pas de règlement spécifique pour les contrats de sponsorings. Ils font partie de la catégorie des "contrats innommés", parfaitement valables et encadrés par les principes généraux des contrats, définis par le Code des Obligations suisse.

Il est important de bien exprimer les conditions et les prestations, financières ou en nature, des deux parties, la durée du contrat, les exclusivités, etc. Une fois que tout le monde est content, on peut signer et BIM ça devient une base légale.

Contenu

Voici un exemple de clauses possibles d'un contrat CLIC. D'autres peuvent être rajoutées, comme une clause de confidentialité, d'assurances, de résiliation anticipée, etc.

1. Objet du Contrat

Première clause du contrat, elle résume l'identité des deux parties (la CLIC et l'entreprise), ainsi que le sujet et le contexte, du contrat. Ex : Soutient à un événement à telle date, apport matériel, services...

2. Prestations de [Entreprise] au profit de la CLIC

2.1 Prestations

C'est la partie importante : ce qu'on demande à l'entreprise. Généralement un versement du prix du pack de sponsoring, ou les détails de la prestation. C'est important d'être précis et d'expliquer à quoi servira les prestations. Genre ou va aller l'argent, comment on va utiliser leur matos, quand est-ce qu'ils passeront faire une présentation de leur entreprise pendant un event...

2.2 Conditions

Il faut tout prévoir, les deadlines de paiement, que l'entreprise ne créer pas de lien entre la CLIC et l'un de ses produits, l'utilisation des logos. C'est ici qu'on définit le scope de ce qui est possible ou pas avec ce partenariat.

3 Prestations de la CLIC au profit de [Entreprise]

3.1 Prestations

Pareil que 2.1, mais en reverse. Ici, on écrit les prestations qu'on propose en échange. Typiquement :

1. La CLIC appose le logo de [entreprise] sur la page d’accueil de son site web. Ce logo redirige vers le site de [entreprise] en un clic.
2. La CLIC distribue aux étudiant·e·s de la Faculté IC les goodies fournis par [entreprise].
3. La CLIC appose le logo de [entreprise] sur les affiches et les supports de communication de ses événements. (posts Instagram, Telegram, e-mails, écrans publicitaires de l’EPFL)
4. La CLIC offre la possibilité de relayer la communication (offres, événements, ...) de [entreprise] directement aux étudiant·e·s de la Faculté IC via le canal Telegram “CLIC Bons Plans”.

Mais on peut en rajouter ou en enlever en fonction du contrat. Soyez créatifs sur ce qu'on propose, si la boite et contente alors peut-être elle continuera le contrat l'année prochaine ;)

3.2 Conditions

Idem que 2.2. Mais faut penser à dire que le contenu promotionnel doit être fournis à temps (avant les events) sinon on ne fait pas, qu'on ne peut pas communiquer sur des offres de stage ou d'emploi, et dire qu'en cas de souci, on se met d'accord sur un remplacement.

4. Dispositions supplémentaires

4.1 Aides logistiques

Si nécessaire, on liste ici ce que l'entreprise fournie logistiquement pour appuyer ses prestations ou les notres (donc éléments de communication, logos, matériel, transports des speakers, etc)

4.2 Responsabilités

On explique ici ce dont on se porte garant ou ce dont on est pas responsable. Y a ptet moyen de voir avec notre assurance pour ce qu'on peut assurer aussi, je laisse ce point en TODO pour quelqu'un de curieux.

5 Disposition juridique

5.1 Validité du contrat

Le contrat devient valide une fois que les deux parties ont signé. On signe aussi les annexes au contrat s'il y en a. Si on ne signe pas en même temps, le dernier qui signe doit renvoyer le contrat signé et ça commence à la réception du contrat. Ça peut être bien d'expliquer les edge-cases genre à partir du moment où quelqu'un signe, l'autre a un mois pour signer, pour éviter les emmerdes.

5.2 Litige

Comment on règle les litiges. Souvent à l'amiable, car on est une assos qui n'a pas trop de budg pour les avocats, t'as capté. Et dire qu'on peut résilier le contrat si non-respect d'une clause.

5.3 Situation extraordinaire

Dire que si il y a le COVID ou la guerre à Lausanne, on n'est pas responsable si on ne peut pas exécuter nos prestations. Et qu'on propose quand même de trouver une alternative à l'amiable pour quand même faire quelque chose.

6 Durée du contrat, renouvellement, facturation

La durée du contrat, les modalités de renouvellement et le mode de facturation :)

Il faut aussi penser aux années d'après si le contrat dure sur plusieurs années. Il vaut mieux privilégier un renouvellement à l'année.

7 Droit applicable

Hop on dit dans quel cadre juridique ce contrat s'applique, le droit suisse ici, et dans quel for juridique en cas de conflit (en gros là où est le tribunal dans lequel on va se péta en cas de conflit). Pour nous, c'est Ecublens (1024).

Signatures

Une signature chez l'entreprise, et chez nous c'est les deux co-pres ou pres et vis-pres qui signent.