Groupes mail

Groupes mail

L'EPFL met à disposition de sa communauté un outil de gestion de groupes de personnes et unités, accessible via groupes.epfl.ch . En gros, en tant que membre de la communauté EPFL, tu peux créer et appartenir à des groupes pour tout et n'importe quoi. Il y a plein de fonctions aux groupes mais on va seulement faire un tour de ce qui nous intéresse dans le cas de la CLIC.

Dans le cas de la CLIC, les groupes EPFL nous servent principalement à :

• Définir qui reçoit les mails envoyés à une adresse xxxx.clic@epfl.ch : ok, accroche-toi un coup parce que c'est assez débile comme système : chaque groupe EPFL peut être associé à une liste mail (par exemple, le groupe clic est associé à clic@groupes.epfl.ch) de façon à ce que tou·te·s les membres de ce groupe reçoivent, sur leur adresse EPFL (ou autre si compte guest), tous les mails envoyés à cette liste mail (en gros tous les gens dans le groupe clic vont recevoir tous les mails envoyés à clic@groupes.epfl.ch). Ensuite, ces listes mails xxx.clic@groupes.epfl.ch sont associées à des adresses xxx.clic@epfl.ch (ça c'est géré directement par postmaster@epfl.ch, tu peux pas modifier le mapping xxx.clic@groupes.epfl.ch -> xxx.clic@epfl.ch sans leur demander), de façon à ce qu'on ait des adresses un peu moins dégueu à donner (par exemple, clic@groupes.epfl.ch est associée à clic@epfl.ch, et ainsi tous les mails envoyés à clic@epfl.ch sont en fait envoyés à clic@groupes.epfl.ch, et donc à tou·te·s les membres du groupe clic). Ainsi, si tu veux changer les personnes qui reçoivent les mails envoyés à une adresse xxx.clic@epfl.ch, tu dois changer les membres du groupe xxx.clic sur groupes.epfl.ch.
• Gérer les accès de manière propre : les listes mail associées aux groupes CLIC sont utiles pour gérer les accès au Drive : en donnant accès à un dossier à comite.clic@groupes.epfl.ch, tu donnes accès à ce dossier à tou·te·s les membres du groupe comite.clic, et ça se mettra automatiquement à jour en modifiant les membres de ton groupe, trop bien nan ? En gros : NE DONNE JAMAIS ACCES A DES DOSSIERS DRIVE VIA DES ADRESSES PERSONNELLES. Jamais. Tu donnes accès à un groupe, tu touches PLUS JAMAIS à ça, et tu modifies les membres de ton groupe. Autrement, tu te retrouves avec des gens dans tous les sens qui ont accès à des dossiers au bol partout sur ton Drive. Et c'est giga relou. <3

Un groupe EPFL peut contenir :

• Des personnes accréditées à l'EPFL : elles sont automatiquement enregistrées dans groupes.epfl.ch
• Des personnes hors EPFL : il faut qu'une personne accréditée leur crée un compte guest sur groupes.epfl.ch, en gros une identité associée à une adresse mail externe, et en ajoutant cette identité à un groupe, tout mail envoyé au groupe sera également reçu par cette adresse mail externe
• D'autres groupes : si tu ajoutes groupe2 en membre de groupe1, toutes les personnes membres de groupe2 deviendront automatiquement membres de groupe1
• Des services : pas utile dans notre cas
• Des unités : au sens unité EPFL (celles disponibles sur people.epfl.ch)
• Des listes mail : au sens liste mail EPFL (listes.epfl.ch)

Structure

Par convention, quelques éléments sont à respecter pour l'administration des groupes CLIC :

• Le·a propriétaire est le·a président·e de la CLIC en fonction
• Les administrateur·rice·s sont le groupe it.clic et le·a responsable de commission dans le cas d'un groupe de commission
• Tout groupe lié à la CLIC a pour membre le groupe president.clic, excepté pour les groupes clic et comite.clic qui ont déjà la présidence en membres

Groupes CLIC

Tu trouveras ici une liste exhaustive des groupes EPFL liés à la CLIC (à mettre à jour si besoin !) ainsi que leur structure et leur fonction. On ne mentionne pas le groupe president.clic dans chaque description mais il est inclus dans chaque groupe listé ci-dessous, sauf mention contraire.

Comité

Il s'agit des groupes liés à l'organisation interne du comité de la CLIC. Selon le bon vouloir du/de la responsable, une équipe peut éventuellement être ajoutée aux groupes concernés.

• clic : groupe générique, il contient uniquement le groupe comite.clic (et ne contient pas president.clic)
• comite.clic : il contient l'ensemble du comité de la CLIC actuellement en fonction (et ne contient pas president.clic)
• presidence.clic : il contient les groupes administrateur.clic et president.clic
• president.clic : il contient le·a président·e et le·a vice-président·e actuellement en fonction
• vice-president.clic : il contient le groupe president.clic
• administrateur.clic : il contient l'administrateur·rice et le·a vice-administrateur·rice actuellement en fonction
• vice-administrateur.clic : il contient le groupe administrateur.clic
• communication.clic : il contient les responsables communication actuellement en fonction
• evenementiel.clic : il contient les responsables événementiel actuellement en fonction
• sponsoring.clic : il contient le·a responsable sponsoring actuellement en fonction
• it.clic : il contient le·a responsable IT actuellement en fonction
• logistique.clic : il contient le·a responsable logistique actuellement en fonction

Événements

Certains événements nécessitent la création d'un groupe spécifique, pour inclure des personnes externes à l'organisation ou en cas de contact répété d'entités externes spécifiques. Avant de créer un groupe EPFL pour un événement, il est bon de se demander : est-il nécessaire d'inclure d'autres personnes que celles inclues dans les groupes actuels aux échanges de mail ? Le groupe a-t-il un intérêt sur le long terme ? ... De manière générale en créant un groupe, INCLURE AU MAXIMUM LES GROUPES DEJA EXISTANTS (du genre au lieu d'inclure tes deux responsables événementiel, inclue plutôt le groupe evenementiel.clic).

• baric.clic : il contient forcément le groupe evenementiel.clic, mais également toute personne nécessaire à l'organisation de BarIC
• icbd.clic : il contient forcément le groupe evenementiel.clic, et actuellement Sylviane Dal Mas et Patricia Genet, ainsi que toute personne nécessaire à l'organisation de ICBD

Commissions

Selon le règlement des commissions, "l'adresse de contact principale d'une commission doit être une adresse utilisant groupes.epfl.ch, rattachée à la présidence de la CLIC". Ainsi, chaque commission doit avoir un groupe EPFL et une adresse associée. Un groupe de commission contient l'intégralité du comité de la commission, et son·a responsable en est administrateur·rice (avec it.clic), il a donc la responsabilité de tenir les membres de son groupe à jour.

• ceve.clic
• orbitalgamejam
• polygl0ts
• ictravel.clic
• presidence.ictravel.clic : il contient le·a président·e et le·a vice-président·e d'IC Travel
• videogames : c'est le groupe lié à Game*
• speedrunfest : c'est le groupe lié à "Game* Speedrun Fest", un événement de Game*
• psychic

Mattermost

TODO

Google Drive

La CLIC possède un espace Google Drive qui est son principal outil de stockage et de travail collaboratif. De manière générale, la règle numéro un est qu'ABSOLUMENT TOUS LES DOCUMENTS RELATIFS À LA CLIC DOIVENT ÊTRE STOCKÉS SUR LE DRIVE. TOUS. Il n’y a rien de pire que d’avoir des documents éparpillés un peu partout en local, sur des clouds, sur ton bureau … C’est peut-être gérable le temps d'une année, mais imagine le calvaire des suivant·e·s pour tout récupérer ! C’est très important pour le bon fonctionnement et surtout la pérennité de l'association, et en tant que (vice-)président·e, c'est un peu ton devoir de veiller à ces deux aspects. Dans la pratique, si vraiment c’est dérangeant pour certaines données ou pour certains documents, il est primordial de trouver une solution adaptée de transmission de ces données.`

==== Structure ==== De manière générale, la structure de ton Drive ne devrait pas bouger trop souvent, de manière à ce que chacun·e sache où trouver ce dont il·elle a besoin. Actuellement, tu as XX grandes catégories :

• '''00_Association''' : il contient surtout des choses "officielles" qui la plupart du temps sont accessibles au public (les documents des AG, les status et règlements, les membres, les rapports d'activités ...)
• '''01-08_Dossiers de pôles''' : ça tu laisses un peu tes respo gérer, pour autant qu'ils n'en fassent pas n'importe quoi. C'est aussi ici que tu ranges tes PVs de réunions de pôles. Certains dossiers sont rangés par catégories (en événementiel t'as en général un dossier par event) et d'autres par année (en sponsoring, ça fait plus de sens de trier par année étant donné que tes contrats sont généralement à l'année).
• '''09_Commissions''' : c'est une sorte de petit "sous-Drive" pour les commissions : elles y trouvent tous les documents CLIC auxquels elles ont besoin d'accéder, ainsi que leurs dossiers propres qu'elles organisent comme elles le souhaitent.
• '''10_Comité''' :
• '''11_Présidence''' : ça c'est chez toi, et c'est là où personne d'autre veut vraiment aller : tu y ranges tous les trucs qui ne sont relatifs qu'à la présidence comme les demandes de subvention, la gestion de ton comité ou les PVs de réunions que tu sais pas où ranger ailleurs. De manière générale, tu ne devrais pas trop utiliser ce dossier, sauf pour vraiment de l'organisation interne à ta présidence ou des trucs très spécifiques, en général le reste concerne tout ton comité.
• XX_Archives : je pense que le nom est suffisamment parlant. Spoiler : c'est absolument pas rangé, c'est plus un "placard fourre-tout" que des archives à proprement parler (à ranger un jour, pourquoi pas !). Autrement dit, tu ne peux pas l'utiliser comme de vraies archives dans lesquelles tu peux retrouver des trucs rapidement.

==== Accès ====

=== Nextcloud === TODO

=== Bitwarden === TODO

=== Wiki === TODO

=== Trello === TODO

=== Compte Telegram CLIC === TODO

== Moments clés == === Début du mandat === TODO (c'est juste une liste des trucs que je vais détailler plus tard, calmez-vous les reufs) :

• Trucs administratifs : s'assurer des accréditations du comité et des accès bureau auprès du DAF, lire et connaitre les statuts/règlements au mieux, connaitre le "cahier des charges" de chaque membre du comité, ...
• Prise en main des outils (s'assurer d'être admin de tous les outils CLIC, vous ne devez dépendre de personne pour accéder/modifier un outil CLIC)
• Premières réunions (avec chaque pôle, avec chaque commissions, et avec le comité)
• Photo comité (into site web et dossier sponso) et teambuilding
• Workshop avec le comité sur '''Comment prendre un PV''' : discuter avec le comité de façon interactive sur comment iels envisagent la prise de PV. Quelques idées de bases : ** Mettre le prénom (et nom pour l'AG) de l'interlocuteur devant sa prise de parole, ** Pas besoin de tout détailler mais noter les points importants (e.g. Lady Gaga dit "Je vais organiser un giga concert trop sympa, bon j'ai beaucoup hésité parce qu'en vrai je suis un peu en PLS en ce moment donc vous voyez bien mais bref ça va être trop chouette, ça sera le 23 août en INM165. Vous pensez qu'on devrait inviter que les etudiant.e.s ou alors les collaborateurs aussi?" et on peut retranscrire ça dans un PV par "Lady Gaga: Organisation en perspective d'un concert le 23 août en INM165. Il faut definir le scope des invitations: etudiant.e.s, collaborateurs,..."), ** Structurer avec l'indentation et les sous-titres pour refléter les threads de discussions verbales. ** Ecriture inclusive ou épicène

=== Assemblées Générales === TODO

=== Demandes de subventions === TODO === Fin du mandat === TODO:

• Passer les accreds des outils IT à la future présidence et leur expliquer comment les donner au futur comité
• Passer les droits admin de nos réseaux à la future présidence, i.e Instagram, Facebook, Linkedin, Compte Telegram CLIC (into CLIC News et channel de discussion associé)
• Envoyer le PV cleaned de l'AG d'élection du futur comité au DAF pour les accreds camipro etc.
• Remplir le wiki hehe
• Faire quelques sessions d'explications, expérience perso, questions-réponses, passer sur le wiki présidence, ... avec la future présidence
• Expliquer les dossiers en cours et à venir si nécessaire, et transférer le lead avec les contacts actuels par mail si besoin
• Ajouter le comité sortant sur le groupe Telegram ''CLIC Ancienneté''