Google Drive

Descritption

La CLIC possède un espace Google Drive qui est son principal outil de stockage et de travail collaboratif. De manière générale, la règle numéro un est qu'ABSOLUMENT TOUS LES DOCUMENTS RELATIFS À LA CLIC DOIVENT ÊTRE STOCKÉS SUR LE DRIVE. TOUS. Il n’y a rien de pire que d’avoir des documents éparpillés un peu partout en local, sur des clouds, sur ton bureau… C’est peut-être gérable le temps d'une année, mais imagine le calvaire des suivant·e·s pour tout récupérer ! C’est très important pour le bon fonctionnement et surtout la pérennité de l'association, et en tant que (vice-)président·e, c'est un peu ton devoir de veiller à ces deux aspects. Dans la pratique, si vraiment c’est dérangeant pour certaines données ou pour certains documents, il est primordial de trouver une solution adaptée de transmission de ces données.

Structure

De manière générale, la structure de ton Drive ne devrait pas bouger trop souvent, de manière à ce que chacun·e sache où trouver ce dont il·elle a besoin. Actuellement, tu as XX grandes catégories :

00_Association : il contient surtout des choses "officielles" qui la plupart du temps sont accessibles au public (les documents des AG, les status et règlements, les membres, les rapports d'activités ...)
01-08_Dossiers de pôles : ça tu laisses un peu tes respo gérer, pour autant qu'ils n'en fassent pas n'importe quoi. C'est aussi ici que tu ranges tes PVs de réunions de pôles. Certains dossiers sont rangés par catégories (en événementiel t'as en général un dossier par event) et d'autres par année (en sponsoring, ça fait plus de sens de trier par année étant donné que tes contrats sont généralement à l'année).
09_Commissions : c'est une sorte de petit "sous-Drive" pour les commissions : elles y trouvent tous les documents CLIC auxquels elles ont besoin d'accéder, ainsi que leurs dossiers propres qu'elles organisent comme elles le souhaitent.
10_Comité :
11_Présidence : ça c'est chez toi, et c'est là où personne d'autre veut vraiment aller : tu y ranges tous les trucs qui ne sont relatifs qu'à la présidence comme les demandes de subvention, la gestion de ton comité ou les PVs de réunions que tu sais pas où ranger ailleurs. De manière générale, tu ne devrais pas trop utiliser ce dossier, sauf pour vraiment de l'organisation interne à ta présidence ou des trucs très spécifiques, en général le reste concerne tout ton comité.
XX_Archives : je pense que le nom est suffisamment parlant. Spoiler : c'est absolument pas rangé, c'est plus un "placard fourre-tout" que des archives à proprement parler (à ranger un jour, pourquoi pas !). Autrement dit, tu ne peux pas l'utiliser comme de vraies archives dans lesquelles tu peux retrouver des trucs rapidement.