Logistique

Overview des choses en faire en tant que respo logistique de ICeLAN, dans l'ordre chronologique alors que l'évent approche :))

Longtemps avant...

Se familiariser avec la liste de mato de l'année précédente. Comprendre d'ou viennent les choses, à quoi elles servent et anticiper les changements de besoins de matos cette année.

Harceler le reste du comité pour avoir les listes de matos des différents pôles.

Commencer à planifier les différents éléments qui dépendent du respo logistique:

• Deadlines pour les demandes de matos
• Matos pour la scène (pratiquables, sono, micros, structure, lumières)
• Plannification du montage / démontage
• Coordonner les besoin elec et réseau avec les responsables respectifs (liste de matos & faire les plans)
• Etablir / modifier le plan du site à discuter avec le coordinateur pour garder le contact avec Mediacom et le service de sécurité de l'EPFL.

3 semaines avant l'event (ish)

Avoir la liste de matos définitive, crier sur les personnes qui ont pas mis à jour leurs besoins.

Commencer à faire les demandes de prêts. Les classiques sont:

• Agepoly via truffe.agepoly.ch (risque de changer pour trust.agepoly.ch dans les prochaines années)
• Concierges des différents bâtiments (liste sur https://www.epfl.ch/campus/services/real-estate-and-logistics/wp-content/uploads/2024/02/EPFL_planConcierge_A4.pdf): IN / BC pour les salles et le rangement, CO ou SG pour les panneaux en tissus, CE pour les pratiquables de scène (pratos)
• Polylan pour le matériel de réseau (à coordonner avec le responsable réseau) et des télé parfois
• CLIC pour plein de trucs contacter le respo log de la CLIC sur telegram / mail)
• Poseidon pour les PC
• Save pour télé (si besoin), projecteurs et écran, petites sonos (à éviter pour la scène, mais bien pour les PA en zone tournois et karaoke par ex)
• E-BOU pour les switches. A voir avec le respo tournois car souvent ils viennent installer et tout.
• Le DII (service de l'EPFL) pour tout le matos elec et certains lumières (d'ambiance et de scène), à voir avec le respo elec.
• Papival pour la vaisselle du catering (les gobelets peuvent être pris à la CLIC)

Commencer à planifier les shifts, notamment qui vient aider pour recupérer certains prêts. Les prêts Agepoly et DII demandent un certain nombre de personnes pour ne pas trop galérer.

Demander à Balelec pour clarquer les pratiquables du CE (avenue Picard) au BC (place Alan Turing) sur balelec.ch -> association -> services -> cariste. Aller vendredi matin, retour dimanche aprem ou lundi matin idéalement. A coordonner avec le concierge du CE aussi !

La semaine de l'event

Répartir les tâches comme la présence aux prêts et pendant le montage.

Planifier le montage, définir l'ordre de priorité des tâches. S'assurer que le matos reste biein rangé dans la salle de stockage, sinon ça devient vite le giga bordel. Gérer le rangement du matos au fur et à mesure qu'il arrive (mettre les trucs dont on a besoin au début devant, et les trucs dont on a besoin à la fin au fond).

Le jour du montage (vendredi normalement)

Récupérer le prêt Agepoly vendredi matin, distrubuer les gants et chaussures de sécurité aux gens qui en ont besoin (chaussures de sécurité pour déplacer les pratiquables par ex).

Le plus tôt possible, commencer le montage en hall BC (à voir avec Mediacom au préalable).

Le responsable logistique doit faire la police sur la sécurité du montage: chaussures de sécurité et casques pour le montage de la scène, pas de troti-transpalette, prendre soin du materiel...

Etre disponible toute la journée pour gérer les prêts de matos et répondre aux question des autres membres du comité (j'ai besoin de tel truc, tu sais ou trouver ce bidule, on a quand les ordinateurs pour setup...).

S'assurer que tout avance bien, éventuellement changer le plan / les planning si trop de retard ou d'avance. Faire en sorte que tout le monde ait sdu temps d sommeil (aller dormir c'est plus important qu'avoir une giga scène qui claque par ex).

Pendant l'event

Il se passe rien en vrai. Mais essayer d'être dispo pour régler des soucis (elec qui saute, besoin d'un certain truc à gauche à droite).

Démontage

Démontage gogogo

Un peu comme le montage, dispatcher les gens selon un ordre de priorité qui doit être clair dans la tête du respo log. Gérer le rangement du matos dans la cave ! Super important pour gagner du temps le lendemain: mettre au fond les trucs rendus en dernier, et devant les trucs qui sont à rendre en premier.