Groupes mail
L'EPFL met à disposition de sa communauté un outil de gestion de groupes de personnes et unités, accessible via groupes.epfl.ch . En gros, en tant que membre de la communauté EPFL, tu peux créer et appartenir à des groupes pour tout et n'importe quoi. Il y a plein de fonctions aux groupes mais on va seulement faire un tour de ce qui nous intéresse dans le cas de la CLIC.
Dans le cas de la CLIC, les groupes EPFL nous servent principalement à :
- Définir qui reçoit les mails envoyés à une adresse xxxx.clic@epfl.ch : ok, accroche-toi un coup parce que c'est assez débile comme système : chaque groupe EPFL peut être associé à une liste mail (par exemple, le groupe clic est associé à clic@groupes.epfl.ch) de façon à ce que tou·te·s les membres de ce groupe reçoivent, sur leur adresse EPFL (ou autre si compte guest), tous les mails envoyés à cette liste mail (en gros tous les gens dans le groupe clic vont recevoir tous les mails envoyés à clic@groupes.epfl.ch). Ensuite, ces listes mails xxx.clic@groupes.epfl.ch sont associées à des adresses xxx.clic@epfl.ch (ça c'est géré directement par postmaster@epfl.ch, tu peux pas modifier le mapping xxx.clic@groupes.epfl.ch -> xxx.clic@epfl.ch sans leur demander), de façon à ce qu'on ait des adresses un peu moins dégueu à donner (par exemple, clic@groupes.epfl.ch est associée à clic@epfl.ch, et ainsi tous les mails envoyés à clic@epfl.ch sont en fait envoyés à clic@groupes.epfl.ch, et donc à tou·te·s les membres du groupe clic). Ainsi, si tu veux changer les personnes qui reçoivent les mails envoyés à une adresse xxx.clic@epfl.ch, tu dois changer les membres du groupe xxx.clic sur groupes.epfl.ch.
- Gérer les accès de manière propre : les listes mail associées aux groupes CLIC sont utiles pour gérer les accès au Drive : en donnant accès à un dossier à comite.clic@groupes.epfl.ch, tu donnes accès à ce dossier à tou·te·s les membres du groupe comite.clic, et ça se mettra automatiquement à jour en modifiant les membres de ton groupe, trop bien nan ? En gros : NE DONNE JAMAIS ACCES A DES DOSSIERS DRIVE VIA DES ADRESSES PERSONNELLES. Jamais. Tu donnes accès à un groupe, tu touches PLUS JAMAIS à ça, et tu modifies les membres de ton groupe. Autrement, tu te retrouves avec des gens dans tous les sens qui ont accès à des dossiers au bol partout sur ton Drive. Et c'est giga relou. <3
Un groupe EPFL peut contenir :
- Des personnes accréditées à l'EPFL : elles sont automatiquement enregistrées dans groupes.epfl.ch
- Des personnes hors EPFL : il faut qu'une personne accréditée leur crée un compte guest sur groupes.epfl.ch, en gros une identité associée à une adresse mail externe, et en ajoutant cette identité à un groupe, tout mail envoyé au groupe sera également reçu par cette adresse mail externe
- D'autres groupes : si tu ajoutes groupe2 en membre de groupe1, toutes les personnes membres de groupe2 deviendront automatiquement membres de groupe1
- Des services : pas utile dans notre cas
- Des unités : au sens unité EPFL (celles disponibles sur people.epfl.ch)
- Des listes mail : au sens liste mail EPFL (listes.epfl.ch)
Structure
Par convention, quelques éléments sont à respecter pour l'administration des groupes CLIC :
- Le·a propriétaire est le·a président·e de la CLIC en fonction
- Les administrateur·rice·s sont le groupe it.clic et le·a responsable de commission dans le cas d'un groupe de commission
- Tout groupe lié à la CLIC a pour membre le groupe president.clic, excepté pour les groupes clic et comite.clic qui ont déjà la présidence en membres
Groupes CLIC
Tu trouveras ici une liste exhaustive des groupes EPFL liés à la CLIC (à mettre à jour si besoin !) ainsi que leur structure et leur fonction. On ne mentionne pas le groupe president.clic dans chaque description mais il est inclus dans chaque groupe listé ci-dessous, sauf mention contraire.
Comité
Il s'agit des groupes liés à l'organisation interne du comité de la CLIC. Selon le bon vouloir du/de la responsable, une équipe peut éventuellement être ajoutée aux groupes concernés.
- clic : groupe générique, il contient uniquement le groupe comite.clic (et ne contient pas president.clic)
- comite.clic : il contient l'ensemble du comité de la CLIC actuellement en fonction (et ne contient pas president.clic)
- presidence.clic : il contient les groupes administrateur.clic et president.clic
- president.clic : il contient le·a président·e et le·a vice-président·e actuellement en fonction
- vice-president.clic : il contient le groupe president.clic
- administrateur.clic : il contient l'administrateur·rice et le·a vice-administrateur·rice actuellement en fonction
- vice-administrateur.clic : il contient le groupe administrateur.clic
- communication.clic : il contient les responsables communication actuellement en fonction
- evenementiel.clic : il contient les responsables événementiel actuellement en fonction
- sponsoring.clic : il contient le·a responsable sponsoring actuellement en fonction
- it.clic : il contient le·a responsable IT actuellement en fonction
- logistique.clic : il contient le·a responsable logistique actuellement en fonction
Événements
Certains événements nécessitent la création d'un groupe spécifique, pour inclure des personnes externes à l'organisation ou en cas de contact répété d'entités externes spécifiques. Avant de créer un groupe EPFL pour un événement, il est bon de se demander : est-il nécessaire d'inclure d'autres personnes que celles inclues dans les groupes actuels aux échanges de mail ? Le groupe a-t-il un intérêt sur le long terme ? ... De manière générale en créant un groupe, INCLURE AU MAXIMUM LES GROUPES DEJA EXISTANTS (du genre au lieu d'inclure tes deux responsables événementiel, inclue plutôt le groupe evenementiel.clic).
- baric.clic : il contient forcément le groupe evenementiel.clic, mais également toute personne nécessaire à l'organisation de BarIC
- icbd.clic : il contient forcément le groupe evenementiel.clic, et actuellement Sylviane Dal Mas et Patricia Genet, ainsi que toute personne nécessaire à l'organisation de ICBD
- invitations-sdf : il contient les personnes et unités invitées au Souper de Faculté (normalement dynamique mais à vérifier tout les ans)
Commissions
Selon le règlement des commissions, "l'adresse de contact principale d'une commission doit être une adresse utilisant groupes.epfl.ch, rattachée à la présidence de la CLIC". Ainsi, chaque commission doit avoir un groupe EPFL et une adresse associée. Un groupe de commission contient l'intégralité du comité de la commission, et son·a responsable en est administrateur·rice (avec it.clic), il a donc la responsabilité de tenir les membres de son groupe à jour.
- ceve.clic
- orbitalgamejam
- polygl0ts
- ictravel.clic
- presidence.ictravel.clic : il contient le·a président·e et le·a vice-président·e d'IC Travel
- videogames : c'est le groupe lié à Game*
- speedrunfest : c'est le groupe lié à "Game* Speedrun Fest", un événement de Game*
- psychic