Présidence

La présidence a pour rôle d'organiser le reste des pôles de l'association. Orchestrer le travail et la communication entre tous et distribuer la charge de travail. La méthode d'organisation (réunions, outils informatiques, workflow, ...) ainsi que la bonne entente au sein du comité sont essentielles au bon fonctionnement de l'association. Si vous voulez de ce pôle, c'est surement que vous ne le connaissez pas assez bien.

> A great man doesn't seek to lead. He's called to it.
- Leto Atreides

Quickstart

Cette page réunit toutes les informations nécessaires aux nouveaux.elles comités pour bien commencer leur mandat. Vous trouverez ici un condensé des informations utiles, ainsi que des pointeurs vers d'autres pages potentiellement intéressantes.

Ce document complémente une formation pratique, si possible interactive avec les nouveaux.elles personnes. Son objectif est de permettre de donner des pointeurs vers des détails, troubleshootings ou autres FAQ concernant les outils de travail des comités (de la CLIC et éventuellement ses commissions).

Note à la présidence : pensez à faire une présentation pour chaque pôle de leurs outils, une fois les comptes et accès créés

Notez que la description est destinée aux utilisateur.trice.s et non aux administrateur.trice.s. Pour plus de détails sur l'administration système, rendez-vous sur la page IT.

Intégration informatique

À ce jour, la CLIC est présente sur plusieurs médias informatiques. Chaque comité doit non seulement en faire partie, mais aussi savoir les utiliser. Vous remarquerez que la plupart sont des outils libres ou FOSS qui sont sur le serveur de la CLIC. C'est une des grandes fiertés de la CLIC et un de ses objectifs secrets de continuer à promouvoir cette culture du libre via ses outils privilégiés. Notez pour les plus sceptiques que cela permet une personnalisation infinie, un coût nul en termes de service, et une plus grande sécurité quant au stockage des données que nous gardons.

Wiki

Probablement le plus simple, car normalement, vous y êtes déjà. Bravo ! Dans ce site, toutes les connaissances de la CLIC sont réunies. Chacun.e a un compte, géré par le/la responsable du pôle IT. C'est à lui/elle qu'il faut demander en cas de problème, ou pour une création de compte.

Lors de l'entrée en fonction d'un.e comité, chacun.e devrait aller sur la page destinée à son pôle et le lire au maximum. Soyez certain.e.s que d'autres avant vous sont déjà passé.e.s par là. De même, en particulier pour les événements, n'hésitez pas à vous renseigner de temps en temps, même au cours du semestre. Notez également que la transmission orale du savoir à une portée maximum d'environs 2 ans dans notre monde associatif. Ce qu'il faut retenir c'est si vous voulez que quelqu'un retienne quelque chose d'intelligent que vous avez fait, vous devez l'écrire dans le wiki sinon ce savoir aura disparu d'ici à 2 ans.

Comme tout système qui contient des informations, celles-ci finiront par être obsolètes. Un événement qui évolue ou qui ne se fait plus, une méthode quelconque qui change,... il est du devoir de chacun.e de mettre à jour une page qui contient des informations obsolètes. C'est le principe même d'un outil collaboratif !

Matrix (via Element)

Le serveur Matrix de la CLIC est disponible à cette URL: https://clic.epfl.ch/ et sert à communiquer sur les affaires de la CLIC qui ne sont pas du spam. C'est un outil semblable à Slack ou Discord sans les channels vocaux (mais libre et plein de fonctionnalités). Il y a des channels par pôles, par événement, par commissions…

Pour plus de détails, rendez-vous sur la page dédiée Matrix.

Bitwarden

Le Bitwarden se trouve ici. C'est un gestionnaire de mots de passe qui permet de stocker et partager et générer de manière sécurisée des mots de passe liés aux activités de l'association et ses commissions.

Pour plus de détails, rendez-vous sur la page dédiée Bitwarden.

Telegram CLIC SPAM

Il est d'usage que tou.te.s les comité CLIC soient sur un groupe Telegram. Comme son nom traditionnel l'indique, c'est un outil de SPAM et non de travail. Le but est de permettre d'avoir des discussions rapides si elles concernent le travail, et sympathiques/amicales le reste du temps.

L'expérience a montré que son usage extensif pose plusieurs problèmes :

Toutefois, son usage n'est pas à exclure :

Site Web

La CLIC dispose d'un site web permettant l'accès à des informations publiques sur ses activités. Il se trouve via clic.epfl.ch.

Pour plus d'informations sur le site et comment y contribuer, rendez-vous sur la page Site web.

Organisation GitHub

Afin de permettre de regrouper les projets de code de la CLIC et de simplifier la collaboration sur ces derniers, la CLIC dispose d'une organisation GitHub. Vous pouvez la retrouver sur ce lien.

Toute personne voulant contribuer sur l'un des projets ou en créer de nouveaux, doit être ajouté par le/la responsable IT ou la présidence comme membre de l'organisation.

Groupes EPFL

Tout.e étudiant.e de l'EPFL peut interagir avec le serveur LDAP/AD de l'EPFL en créant des groupes au moyen de la plateforme groups.epfl.ch.

Ces groupes interagissent donc avec les autres services de l'EPFL, offrant plusieurs fonctionnalités comme gérer des accès Google Drive de l'EPFL, gérer des accès aux boites mail de service, créer des mailing listes…,

Pour plus d'informations à ce sujet, rendez-vous sur Groupes mail.

Boites mail

Afin de gérer ses nombreux mails, la CLIC a créé en 2021 des boites mails de service par pôle et par commission. Ces dernières permettent de centraliser les mails CLIC dans des boites auxquelles les membres de pôles et commissions ont tou.te.s accès.

Pour plus d'informations à leur sujet, rendez-vous sur Boites mail.

Nextcloud

Nextcloud est un logiciel complet se voulant proposer une alternative libre et axé sur l'hébergement local à des suites comme Google Suit ou Microsoft Office 365. De nombreux modules d'extension existent, mais nous l'utilisons principalement en tant que Drive, pour stocker des données partagées, et comme serveur de Calendrier. Ce dernier se trouve à l'adresse clic.epfl.ch/nextcloud.

Pour plus d'informations sur Nextcloud, rendez-vous sur Nextcloud.

La suite de cette page est à destination de la présidence

Intégration physique

Faites un tour du bureau et de la cave aux nouveaux·elles, et expliquez-leur les règles du bureau pour le vivre-ensemble ;)

Bureau

Voir Bureau

Cave

Voir Cave

Intégration Sociale

Une petite TODO des choses à faire en tout début d'année.

Comité

TRAS

La CLIC interagie avec le reste des associations de section via l'Agepoly, qui organise chaque semestre plusieurs TRAS (Table Rondes des Associations de Section). Il est important d'y aller pour poser des questions, faire remonter des points importants, peut-être aider les autres associations et prendre la température de la vie associative sur le campus !

Assistantes administratives de l'étage

Très très important de nouer des liens forts avec les assistantes administratives du couloir. Elles ont aidé la CLIC depuis ses débuts et sont ESSENTIELLES pour certains événements comme ICBD, les budgets, les relations avec le reste de la Faculté, etc. Faut pas avoir peur, elles sont adorables !

Outils informatiques


Outils informatiques

Groupes mail

L'EPFL met à disposition de sa communauté un outil de gestion de groupes de personnes et unités, accessible via groupes.epfl.ch . En gros, en tant que membre de la communauté EPFL, tu peux créer et appartenir à des groupes pour tout et n'importe quoi. Il y a plein de fonctions aux groupes mais on va seulement faire un tour de ce qui nous intéresse dans le cas de la CLIC.

Dans le cas de la CLIC, les groupes EPFL nous servent principalement à :

Un groupe EPFL peut contenir :

Structure

Par convention, quelques éléments sont à respecter pour l'administration des groupes CLIC :

Groupes CLIC

Tu trouveras ici une liste exhaustive des groupes EPFL liés à la CLIC (à mettre à jour si besoin !) ainsi que leur structure et leur fonction. On ne mentionne pas le groupe president.clic dans chaque description mais il est inclus dans chaque groupe listé ci-dessous, sauf mention contraire.

Comité

Il s'agit des groupes liés à l'organisation interne du comité de la CLIC. Selon le bon vouloir du/de la responsable, une équipe peut éventuellement être ajoutée aux groupes concernés.

Événements

Certains événements nécessitent la création d'un groupe spécifique, pour inclure des personnes externes à l'organisation ou en cas de contact répété d'entités externes spécifiques. Avant de créer un groupe EPFL pour un événement, il est bon de se demander : est-il nécessaire d'inclure d'autres personnes que celles inclues dans les groupes actuels aux échanges de mail ? Le groupe a-t-il un intérêt sur le long terme ? ... De manière générale en créant un groupe, INCLURE AU MAXIMUM LES GROUPES DEJA EXISTANTS (du genre au lieu d'inclure tes deux responsables événementiel, inclue plutôt le groupe evenementiel.clic).

Commissions

Selon le règlement des commissions, "l'adresse de contact principale d'une commission doit être une adresse utilisant groupes.epfl.ch, rattachée à la présidence de la CLIC". Ainsi, chaque commission doit avoir un groupe EPFL et une adresse associée. Un groupe de commission contient l'intégralité du comité de la commission, et son·a responsable en est administrateur·rice (avec it.clic), il a donc la responsabilité de tenir les membres de son groupe à jour.

Outils informatiques

Boites mail

Les mails en bref

Cela permet d'envoyer des messages avec un protocole standard commun à tous les services de mail.

Pourquoi on utilise les mails

Boîtes mail de service

Suite à l’horreur suscitée par l’ancien workflow des mails CLIC à base d’alias, de redirections et des groupes, les services IT EPFL et la présidence ont décidé de travailler sur la mise en place de boîtes mail de service: des comptes ewa.epfl.ch sur lesquels plusieurs personnes ont accès et permettant de recevoir les mails CLIC (plutôt que sur les comptes personnels EPFL).

Afin d’avoir accès aux boites mails, veuillez vous assurer que vous êtes membres des groupes groups.epfl.ch concernés (ceux avec le même que les boites en question). contactez presidence.clic@epfl.ch si ce n’est pas le cas.

Configuration et connexion

Accès Web: ewa.epfl.ch

L’accès web présente un certain nombre d’avantages. C’est l’accès privilégié et qui devrait être le plus disponible (les accès IMAP/SMTP sont sujets à des modifications de droits et des mises à jour côté serveur qui les rendent plus fragiles, c’est franchement casse couilles). Aussi, notez que cela est possible d’accéder en version web sur mobile, c’est bien pratique !

  1. Connectez vous à ewa.epfl.ch
  2. Connectez-vous à votre compte personnel avec votre identifiant et mot de passe Gaspar.
  3. Une fois dans votre interface de boîte, cliquez sur votre image de profil et “Ouvrir une autre boite”
  4. Entrez le nom de la boite de service (e.g. communication.clic)
  5. Vous êtes dans la boîte de service (vous pouvez mettre l’URL en favoris, il vous remettra directement dans la bonne boite).

Note pour mobile: Pensez à activer la “version mobile” du site pour avoir l’interface faite pour mobile.

Accès IMAP/SMTP/Exchange (any client)

Il semble qu’il soit possible d’envoyer des mails depuis les boîtes de service avec SMTP! Toutefois, il y une asymétrie dans la configuration entre IMAP et SMTP, IMAP fonctionne avec une délégation de la boîte de service (accès grâce à l’appartenance au groupe groups.epfl.ch), tandis que SMTP fonctionne grâce à un mot de passe commun du compte de service.

Il est possible de ne pas utiliser IMAP/SMTP mais le protocole Exchange (plus stable, plus efficace et optimisé pour nos boites Exchange).

D’une manière générale dans vos clients, désactivez le filtrage des indésirables (c’est assez confusing d’avoir le tri fait sur son client, la synchronisation se passe mal avec le serveur. D’autant que la boite est partagée, essayez d’éviter d’avoir un traitement particulier des mails dans vos clients qui ne sont pas ewa.epfl.ch).

De même, assurez-vous que vos messages supprimés sont déplacés vers la boîte "Éléments supprimés” de la boîte de service, et les mails archivés vers la boîte “Archivage”. Ça vous évitera de créer d’autres boites pour ça à cause de vos clients.

Thunderbird IMAP/SMTP

  1. Accédez aux paramètres de comptes
  2. Ajoutez un compte de messagerie
  3. Sélectionnez la configuration manuelle après avoir rempli un nom de compte (pas important), l’adresse de la boîte de service et votre mot de passe Gaspar personnel.
  4. Rentrez précisément cette configuration (notez la différence entre le nom de mail entrant: INTRANET\[gaspar personnel]\[pôle/commission].clic et le nom de mail sortant: [pole/commission].clic)
  5. Vous êtes connecté.e à la boîte ! (n’oubliez pas les dernières étapes)
  6. Pour envoyer des mails depuis la boîte, retournez dans la configuration et sélectionnez “Modifier le serveur SMTP”.
  7. Entrez une configuration comme ceci
  8. Testez d’envoyer un mail, le mot de passe vous sera demandé. Le mot de passe de votre boite se trouve sur Bitwarden.
  9. Pensez bien à désactiver le traitement des indésirables

Apple Mail MacOS Exchange

  1. Ouvrez les préférences de Mail et accédez à l’onglet « Comptes »
  2. Appuyez sur le bouton « + » en bas à gauche et sélectionnez « Exchange »
  3. Remplissez le champ nom avec votre nom et votre poste (vous pouvez mettre ce que vous voulez mais c’est une bonne pratique) et l’adresse mail de service de votre pôle
  4. Sélectionnez « Configurer manuellement»
  5. Rentrez le mot de passe que vous trouverez sur Bitwarden (sinon, contactez la Présidence pour demander à Anouk Frossard de configurer un mot de passe pour accéder à votre boite de service et rentrez le bien dans Bitwarden après).
  6. Après l’échec de l’authentification, modifiez le nom d’utilisateur·trice en enlevant le préfix @epfl.ch
  7. Je vous recommande de ne sélectionner que l’application Mail
  8. Cliquez sur « Terminer » et voilà ! Vous êtes connecté·e !

Apple Mail IOS Exchange

  1. Accédez aux paramètres de l’IPhone et trouvez les paramètres de Mail
  2. Cliquez sur Mail puis sur Comptes
  3. Cliquez sur Ajouter un compte et sélectionnez Microsoft Exchange
  4. Entrez l’e-mail et le nom du compte puis sélectionnez Configurer manuellement
  5. Entrez le mot de passe que vous trouverez sur Bitwarden (sinon, contactez la Présidence pour demander à Anouk Frossard de configurer un mot de passe pour accéder à votre boite de service et rentrez le bien dans Bitwarden après).
  6. Sur la nouvelle fenêtre assurez vous de rentrer le serveur (ewa.epfl.ch), le domaine (INTRANET) et le nom d’utilisateur·trice (en enlevant le préfixe @epfl.ch) et faîtes Suivant
  7. Je vous recommande de sélectionner uniquement Mail
  8. Vous êtes maintenant connecté·e !

Apple Mail MacOS IMAP/SMTP (deprecated)

J’ai déjà essayé de me connecter à une boîte de service via le protocol Exchange mais ce n’est pas possible, MacOS reconnaît le compte comme un compte identique au compte personnel EPFL. Référez vous à Accès Exchange (outlook client).

  1. Ouvrez les préférences Apple Mail, accédez à “Comptes”
  2. Sélectionnez “+” pour ajouter un compte et sélectionnez “autre compte”
  3. Entrez votre nom de compte (pas important), l’adresse mail de la boite de service et votre mot de passe Gaspar personnel. Validez, une erreur surviendra, c’est normal !
  4. Remplissez la configuration comme suit avec votre identifiant Gaspar personnel, validez. Attention vous n’êtes pas connecté.e à la bonne boite pour l’instant, poursuivez.
  5. Je vous recommande de ne pas synchroniser les Notes
  6. Changez le nom de la boite pour la reconnaître
  7. N'oubliez pas de désactiver les indésirables
  8. Retournez sur les paramètres du compte et sélectionnez les réglages du serveur
  9. Changez la configuration du serveur entrant comme suit. Notez le nom d’utilisateur INTRANET[gaspar personnel][pôle/commission].clic. Pour les mails sortant, utilisez le nom d’utilisateur.trice [pole/commission].clic et le mot de passe associé se trouve dans le Bitwarden.
  10. Enregistrez et ça y est, vous avez l’accès au compte !
  11. Vous n’avez plus qu’à vérifier que les mails supprimés et archivés sont placés dans la bonne boite.

Apple Mail IOS IMAP/SMTP (deprecated)

  1. Accédez aux réglages système
  2. Sélectionnez les paramètres de mails
  3. Sélectionnez “comptes”
  4. Sélectionnez “ajouter un compte”
  5. Sélectionnez “autre”
  6. Sélectionnez “ajouter un compte mail”
  7. Entrez un nom et une description (pour vous aider à identifier le compte, pas important), l’adresse mail de service ([pôle/commission].clic) et votre mot de passe gaspar.
  8. Remplissez la configuration comme suit. Notez le nom d’utilisateur du compte entrant: INTRANET[gaspar personnel][pôle/commission].clic (e.g.: INTRANET\tdemont\sponsoring.clic) alors que pour le compte sortant, vous ne devez entrer que [pôle/commission].clic. Vous trouverez le mot de passe SMTP dans Bitwarden. Validez.
  9. Je vous recommande de ne pas synchroniser les notes.
  10. Et voilà ! Attention les mails sortant ne fonctionnent pas.

Accès Outlook

Je ne suis pas un grand fan de Microsoft, mais suite aux longues discussions avec le service des mails, j’ai clairement compris qu’utiliser un client qui fonctionne de pair avec le serveur sera toujours plus simple. C’est pourquoi les accès privilégiés aux boites mails sont via l'accès Web et l’accès client lourd Outlook. ⚠ ️ Bien qu'il existe une version mobile de l’application, le serveur semble refuser la connexion venant de ces appareils (on reçoit un mail automatique qui dit que ce n’est pas accepté).

PC
  1. Si c’est la première fois que vous ouvrez Outlook, vous pouvez vous connecter à votre compte EPFL https://support.epfl.ch/epfl?id=epfl_kb_article_view&sysparm_article=KB0014904&sys_kb_id=9b3792a41b61bc1056c1ebd9bb4bcb92
  2. Accédez aux préférences d’Outlook
  3. Sélectionnez Comptes et ajoutez un nouveau compte
  4. Entrez le nom de votre boîte [pôle/commission].clic@epfl.ch (e.g. ceve.clic@epfl.ch) et continuez.
  5. Entrez vos identifiants comme suit: INTRANET[votre Gaspar personnel] avec comme mot de passe votre mot de passe Gaspar personnel. Ajoutez le compte.
  6. Voilà !

Personnalisations et features

Nous vous recommandons de parcourir les différents menus des options de votre boîte dans le client web. Nous relevons quelques features particulièrement intéressantes.

Signature intégrée

Il est possible de mettre votre signature HTML dans les signatures lorsque vous rédigez un message dans le client web. Collez directement du HTML (rendered, pas le code source).

Voir le template signature mail.html, où il faut changer votre nom, poste et adresse mail.

Annuler l'envoi

Il est possible d'ajouter du délai virtuel à l'envoi des mails. Si vous êtes un.e fou.lle de la gâchette et préférez avoir un moment pour annuler, vous pouvez mettre cette option dans le client web.

Règles de boite de réception

Il est possible d'ajouter des règles de tri automatique, si vous avez un bon gros trafique, ça peut valoir le coup.

Outils informatiques

Google Drive

[ARCHIVÉ]

Historiquement, la CLIC stockait tout sur un drive Google. Maintenant, on utilise Nextcloud. Le drive existe toujours au cas où on ait besoin d'un service google (beurk).

Outils informatiques

Nextcloud

Nextcloud en bref

Nextcloud est une plateforme complète et libre de droit de Cloud axée sur l'auto-hébergement. Plateforme complète veut dire qu'elle comprend tout un tas de service comme un Drive, un système d'accès et d'utilisateurs.trices complet, des partages, des modules de formulaire, de calendrier, de contacts, d'hébergement web... Un peu comme peut le faire la suite Office ou GSuite.

Pourquoi on utilise Nextcloud

Nextcloud permet d'avoir un contrôle complet sur nos données car hébergé par la CLIC sur un serveur à l'EPFL. Historiquement, nous l'utilisions pour stocker nos photos: étant limité sur l'espace Drive, nous voulions un Drive où augmenter la place était aussi facile (et one-time purshase) que d'ajouter un disque dur.

Depuis, nous nous sommes rendu compte que l'univers Nextcloud est plus complet et même libre que l'écosystème Google que nous avons à l'EPFL. Nous tendons donc en général à en faire notre solution privilégiée de travail.

Configuration et connexion

Différents clients

Il existe différent clients pour accéder à Nextcloud:

Connexion au calendrier Nextcloud

Une des merveilles de Nextcloud est le calendrier partagé: Nextcloud fait office de serveur CalIDav, et nous pouvons nous connecter avec nos comptes Nextcloud au calendrier et le partager avec tout le reste du comité/des commissions.

Pour cela, il suffit d'ajouter les calendriers avec les liens de souscriptions suivants:

La manière exacte dépend du client, mais ce sera généralement sous "Add Calendar > Subscription Link" ou quelquechose de similaire

sur iOS

La connexion peut être faite en suivant la marche à suivre pour synchroniser les tâches.

Synchronisation des tâches Nextcloud

sur iOS

Pour ajouter les tasks nextcloud à l'application native "Reminders" (pour iOS en anglais) :

Aller dans l’app Settings > Reminders > Accounts > Add account > other > add CalDav account

La synchronisation du calendrier peut être désactivée à la fin de la connexion (ou ultérieurement).

Pour ne pas avoir toutes les listes de tâches, il est possible de supprimer chaque liste depuis l'app Reminders (en glissant vers la gauche).

Outils informatiques

Wiki / Bookstack

T'es dessus débilos

Outils informatiques

Compte Telegram CLIC

On possède un compte télégram dont le numéro est actuellement +41 78 664 9426 (novembre 2023).

Tout les membres du comité on le droit d'avoir accès au compte telegram dont les identifiants sont sur le Bitwarden.

Ce comtpe a deux but majeurs:

Il faudrait trouver un moyen de changer le numéro de téléphone associé au compte (pour l'instant c'est le numéro d'une ancienne carte SIM que la CLIC avait pour whatever raison cheloue).

Outils informatiques

Bitwarden

Bitwarden est le gestionnaire de mot de passe de la CLIC et de ses commissions.

Comité CLIC

Commissions

Bitwarden en bref

Bitwarden est un logiciel open-source server et client de gestionnaire de mot de passe.

Petite parenthèse sur les gestionnaires de mots de passe, vous n'en avez peut être pas déjà, mais c'est un outil que je trouve essentiel pour la vie numérique. Voici quelques points clés à prendre en compte:

Prenez le temps de vous y intéresser, ça vaut le coup. Nous utilisons donc une version de Bitwarden qui tourne sur le serveur de la CLIC.

N'hésitez pas à jouer avec le module interactif bitwarden crypto en ligne pour comprendre le fonctionnement et la sécurité informatique derrière le gestionnaire de mot de passe.

Pourquoi on utilise Bitwarden

Avec la CLIC, on a tout un tas de comptes sur des sites (réseaux sociaux par exemple) et on a besoin que plusieurs personnes y accèdent. Afin de partager correctement les mots de passe (et ne plus utiliser un fameux Google Doc contenant les mots de passe), nous préférons Bitwarden et pouvons gérer les accès très finement (collections par pôle, organisation par commissions,...).

Configuration et connexion

Différents clients

Rendez vous sur la page de téléchargement des clients Bitwarden. Il en existe:

Pour se connecter, comme le montrent les images ci-dessous, il faut simplement se rendre sur la page de connexion (et éventuellement ajouter un compte si vous en avez plusieurs sur les applications mobiles et desktop) et cliquer sur le rouage des paramètres. Ici, entrez l'URL du serveur de la CLIC (https://clic.epfl.ch/armoire), sauvegardez, puis connectez vous avec votre compte !

Ajouter des membres

Afin de limiter la création de membres, il n'est possible d'ajouter des membres que par le biais d'une organisation. Cela signifie que toute personne du bitwarden CLIC doit faire parti d'une organisation.

Pour ajouter quelqu'un, utilisez le panneau de droite pour accéder à votre organisation, et une fois dans celle-ci, ajouter un.e membre avec le bouton bleu que vous voyez dans l'image suivante:

Vous pourrez personnaliser l'accès à chacune des collection, d'une façon générale, le rôle d'utilisateur.trice est suffisant pour quasiment tout le monde sauf la présidence de l'association/la commission.

Vous devrez faire valider la personne par mail (de préférence, mail EPFL), mais pour compléter le fait de rejoindre l'organisation, un.e admin de celle-ci doit aller regarder les personnes "Acceptées" comme vous le voyez dans l'image ci-haut, à droite de "Tous", et confirmer la venu de la personne dans l'organisation.

Personnalisation et features

Bitwarden propose de nombreuses features que nous vous invitons à explorer depuis l'interface web. Nous en détaillerons certaines qui paraissent essentielles.

Collections et partage

Une fois dans une organisation, sous le panneau "Gérer", vous trouverez la gestion des collections. Ces dernières sont des bouts de coffres partagés entre les personnes (détails cryptographiques page 15 du Security Whitepaper.

Il est possible de gérer l'accès de chaque personnes aux différentes collections, ce qui naturellement laisse imaginer une séparation par pôle/comité-équipier.e.s des mots de passe.

Importation et exportation

Dans le menu "Outils" sur le bandeau supérieur global ou le bandeau supérieur d'une organisation, vous pouvez exporter et/ou importer tous vos mots de passe. Notamment pratique si vous migrez vers/depuis un autre gestionnaire (comme les mots de passe sauvegardé de Firefox).

Génération de mots de passe forts

Dans le menu "Outils" sur le bandeau supérieur global ou le bandeau supérieur d'une organisation, vous pouvez accéder à un générateur de mots de passe forts. Privilégiez ceux-ci pour les mots de passe de comptes de l'association.

Outils informatiques

Directus

Directus est le CMS de la CLIC et de ses commissions.

Directus en bref

Directus est un logiciel open-source pour gérer le contenu d'une base de donnée.

Chez nous, il permet de gérer le contenu du site CLIC. Tous les membres du comité et des commissions ont accès au directus pour pouvoir gérer le contenu des news et des pages de commissions. Cette page détaille comment l'utiliser pour ajouter/modifier du contenu.

Outils informatiques

Lien Go EPFL

TODO

https://go.epfl.ch/

Sur Telegram, il est possible de mettre à jour la preview du lien grâce au bot @WebpageBot, très pratique après avoir changé la destination.

Outils informatiques

Liste de tâches

TODO

Synchronisation

Android

iOS

Tuto sur la page Nextcloud.

Outils informatiques

Matrix

La CLIC possède un serveur Matrix : un système de messagerie sécurisé et décentralisé.

Plusieurs clients sont disponibles pour se connecter au serveur. Une liste non exhaustive peut être trouvée sur le site de matrix.org: https://matrix.org/ecosystem/clients/.

Nous vous recommandons d'utiliser Element.io, qui est le plus aboutit et est bien documenté.

Utilisez l'adresse https://clic.epfl.ch pour vous connecter au serveur dans le client.

Le serveur permet d'avoir différentes "Rooms" dans lesquelles peuvent être créés plusieurs "channels", très pratique pour s'organiser et éviter de perdre les messages importants.

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Réservation de salles

Les membres du comité CLIC sont dans la capacité de réserver des salles via leur calendrier.

Les seules raisons valables pour une réservation de salle sont :

Nous ne réservons pas pour d'autres associations, pour des projets de cours, examens...

Listes des salles disponibles :

La BC 051.3 est visible comme destinataire, ou participant, mais pas comme lieu de réunion

Tuto :

  1. Ouvrir sa boîte mail outlook perso et aller dans l'onglet calendrier.
  2. Rajouter un événement à l'horaire choisit.
  3. Choisir une salle disponible.
  4. Envoyer la demande de réservation en cliquant sur "Envoyer"
  5. Optionnel : vous pouvez joindre les mails des gens concernés dans la demande pour qu'ils reçoivent une invitation pour participer à la réunion / interview.

Un mail de confirmation est censé arriver pour valider la réservation.

Demandes de subventions

EPFL

L'EPFL, via l'AVP-SAO, accorde chaque année aux associations de l'EPFL des subventions pour des projets qui respectent certains critères.

Normalement, les associations de sections sont exclues de ces subventions (les projets en questions doivent êtres destinés à tout·e·s les étudiant·e·s du campus). Cependant, certains projets peuvent parvenir à avoir une subventions après discutions avec l'AVP-SAO.

Les informations concernant les demandes de subvention et les conditions d'acceptations se trouvent ici.

AGEPoly

L'AGEPoly propose aussi des subventions pour les associations sous des contraintes différentes de l'AVP-SAO.

TRAC

Chaque semestre, la CLIC organise au moins une TRAC (Table Ronde de l'Association et de ses Commissions).

Ces réunions ont plusieurs buts:

  1. Rassembler le comité CLIC et les commissions: c'est important de se rencontrer au moins une fois dans l'année !
  2. Rappeler aux commissions le réglement des commissions pour être au courant de leur fonctionnement, de leur droits et devoirs vis-à-vis de la CLIC et de ses ressources.
  3. Savoir comment se portent les commissions, si il y a des problèmes ou non, leur nombre de membres et leur structure.
  4. Échanger sur les activités des commissions pour le semestre à venir.
  5. Faire des rappels sur les budgets, le mail Save the Date, les comptes, les documents à remplir pour la prochaine AG, ou quoique ce soit d'autre d'important sur le moment

La présidence du comité CLIC ainsi que celles de ses commissions se doivent d'assister à la TRAC, mais n'importe qui faisant partie du comité ou d'une des commissions est invité·e et encouragé·e à venir: plus il y a de monde mieux c'est !

Depuis 2024, nous avons instauré l'intercommission: il s'agit d'une soirée entre la CLIC et ses commissions au bureau ou ailleurs. Le but est d'apprendre à connaitre tous les membres actifs de la CLIC :). Elle se déroule une fois par semestre, ou plus, si les personnes sont motivées !

TRAS

Les TRAS (Table ronde des Associations de Section) sont des réunions qui rassemblent les associations de sections pour discuter de sujets communs.

Liste des associations de sections

Le groupe mail tras@agepoly.ch permet de contacter les associations de sections conviées à la TRAS.

Occurrences

Elles sont d'ordinaire organisées 3 fois par semestre, ou par demande d'une des associations de sections.

Organisation

Il faut ouvrir une RITM en passant par le formulaire de demande d'événement.

Les informations à remplir dans le formulaire (avec votre propre mail et assos svp) : RITM - TRAS.pdf

Ordre du jour et drive

...

Sandwiches

Pour les sandwiches, il faut envoyer un mail à Satellite pour commander les sandwiches à l'addresse gerante@satellite.bar. D'ordinaire, pour 30 personnes, voici la commande :

10 jambons beurre
10 basilic tomate mozza
10 falafel
5 jambon cru
5 chèvres miel

Assemblées Générales

Comme toute association, la CLIC se doit de tenir des assemblées générales (AG) au moins une fois par année. Rapidement après la fondation, il a été décidé de tenir deux assemblées générales par années : une en mai et une en octobre. Cela a pour but de raccourcir chacune des AG, et de fluidifier la transition entre les comités. En effet, celle de mai permet de recruter des membres et établir une partie du prochain comité tout en formant les nouveaux membres avant leur véritable prise de position. Et celle d'octobre permet de refaire une vague de recrutement chez les étudiants de première année, ou ceux des années supérieures qui ont une année plus légère que la précédente.

Annonce

Une assemblée générale doit-être annoncée au minimum 30 jours à (c.f. status) avant la date de l'AG.

Ordre du jour

L'ordre du jour doit être envoyé à l'ensemble des étudiant·e·s IC au minimum 15 jours (c.f. status) avant la date de l'AG.

Qui est convié ?

Sont invité·e·s à l'AG les étudiant·e·s IC, les membres d'honneur et les ancien·ne·s membres de la CLIC. Tout le monde peut cependant venir à l'AG.

Droit de vote

Pour les détails sur le droit de vote lors de l'AG, il faut se référer aux status.

Octobre

Le but de l'AG d'octobre est de présenter les budgets et de présenter les perspectives de l'association pour l'année à venir. Elle est d'ordinaire prévue pour fin octobre.

Ordre du jour

Ordre du jour typique de l'AG d'octobre :

1.  Bienvenue
2.  Acceptation de l’ordre du jour
3.  Présentation des activités 20XX-1-20XX et perspectives de l’année 20XX-20XX+1
  a.  Perspectives des pôles
  b.  Activités et perspectives des commissions
4.  Présentation et acceptation des comptes de 20XX-1-20XX
5.  Décharge de l’ancien Comité
6.  Présentation et acceptation des budgets pour 20XX-20XX+1
7.  Élections de vérificateur·trices de comptes
8.  Divers et propositions individuelles

Tous les membres de l'association peuvent rajouter un point à celui-ci.

Mai

Lors de l'AG de mai, on élit les prochain·ne·s membres du comité pour l'année prochaine.

Ordre du jour

Ordre du jour typique de l'AG de mai :

1.  Bienvenue
2.  Élection des scrutateur.trice.s
3.  Acceptation de l’ordre du jour
4.  Présentation des activités 20XX-20XX+1
  a.  Perspectives des pôles
  b.  Activités et perspectives des commissions
5.  Élection des nouveaux·elles membres du Comité
6.  Divers et propositions individuelles

Fin du mandat

Et c'est bientôt fini ! (snif snif) Voici la liste des choses à faire avant de partir et de laisser les bébous vous grand-remplacer.

Accréditations

  1. Une fois l'AG passée, et le PV relu, il faut l'envoyer à associations@epfl.ch avec la liste des nouvelles personnes élues, noms et SCIPER, pour leur demander de leur rajouter les accréditations CLIC pour le 1er août. Les accréditations servent pour les accès camipro, pas pour les mails.

  2. Passer les accreds des outils IT à la future présidence et leur expliquer comment les donner au futur comité. Commencer par les boîtes mail de service (Boites mail) en changeant les propriétaires des groupes associés.

Outils IT

  1. Passer les droits admin de nos réseaux à la future présidence, i.e Linkedin, Compte Telegram CLIC (into CLIC News et channel de discussion associé), et Page Alumni.

  2. Remplir le wiki hehe

Passation

  1. Faire quelques sessions d'explications, expérience perso, questions-réponses, passer sur le wiki présidence, ... avec la future présidence
  2. Expliquer les dossiers en cours et à venir si nécessaire, et transférer le lead avec les contacts actuels par mail si besoin
  3. Ajouter le comité sortant sur le groupe Telegram ''CLIC Ancienneté'' à partir du 1er août.

History

Here live the eternal ones who built the boat you sail today.

CLIC 2026-2027

Comité :

Nom Prénom Poste email
Taj Badis Co-président sarah.badr@alumni.epfl.ch
L'Hôte Marius Co-président marius.lhote@alumni.epfl.ch
Mangano Charlie Administrateur charlie.mangano@alumni.epfl.ch
Jaquet Uri Administrateur uri.jaquet@alumni.epfl.ch
Pfister Jonatan IT jonatan.pfister@alumni.epfl.ch
Golonka Michal IT michal.golonka@alumni.epfl.ch
Sučíková Lea Communication lea.sucikova@alumni.epfl.ch
El Baakili Zaynab Communication zyneb.elbaakili@alumni.epfl.ch
Bennouna Anas Service anas.bennouna@alumni.epfl.ch
Berreqia Akim Animation Akim.Berreqia@alumni.epfl.ch
Bühler Maëlys Animation maelys.Buhler@alumni.epfl.ch
Blanc Gregory Logistique gregory.blanc@alumni.epfl.ch
Bürcher Ruaeg Logistique ruaeg.burcher@alumni.epfl.ch
Bouiller Nicolas Relations-externes nicolas.bouiller@alumni.epfl.ch

Activités, événements et gros moments :

CLIC 2025-2026

Comité :

Nom Prénom Poste email
Badr Sarah Co-présidente sarah.badr@alumni.epfl.ch
L'Hôte Marius Co-président marius.lhote@alumni.epfl.ch
Rezziki Marwa Administratrice marwa.rezziki@alumni.epfl.ch
Sokhn Thierry Administrateur thierry.sokhn@alumni.epfl.ch
Bouthors Sidonie IT sidonie.bouthors@alumni.epfl.ch
Kobler Emily IT emily.kobler@alumni.epfl.ch
Kovalenko Sophia Communication sophia.kovalenko@alumni.epfl.ch
Jourdan Colombe Communication colombe.jourdan@alumni.epfl.ch
Taj Badis Service badis.taj@alumni.epfl.ch
El-Khoury Ursula Animation ursula.elkhoury@alumni.epfl.ch
Mangano Charlie Logistique charlie.mangano@alumni.epfl.ch
Mounan Lina Relations-externes lina.mounan@alumni.epfl.ch

Activités, événements et gros moments :

CLIC 2024-2025

Comité :

Nom Prénom Poste email
Badr Sarah Co-présidente sarah.badr@alumni.epfl.ch
Terrier Noé Co-président noe.terrier@alumni.epfl.ch
Segard Iris Administratrice iris.segard@alumni.epfl.ch
Berardi Massimo Administrateur massimo.berardi@alumni.epfl.ch
Bouthors Sidonie IT sidonie.bouthors@alumni.epfl.ch
Mermod Lucie IT ludovic.mermod@alumni.epfl.ch
Lozano Cyrielle Communication cyrielle.lozano@alumni.epfl.ch
Rezziki Marwa Communication marwa.rezziki@alumni.epfl.ch
Majerczyk Hugo Animation - Service hugo.majerczyk@alumni.epfl.ch
El-Khoury Ursula Animation - Service ursula.elkhoury@alumni.epfl.ch
Moretti Jacopo Logistique jacopo.moretti@alumni.epfl.ch
L'Hôte Marius Logistique - Cave marius.lhote@alumni.epfl.ch
Henriet Mallory Relations-externes mallory.henriet@alumni.epfl.ch

Activités, événements et gros moments :

CLIC 2023-2024

Comité :

Nom Prénom Poste email
Lam Christelle Co-présidente phi.lam@alumni.epfl.ch
Terrier Noé Co-président noe.terrier@alumni.epfl.ch
Badr Sarah Administratrice sarah.badr@alumni.epfl.ch
El-Khoury Ursula Administratrice ursula.elkhoury@alumni.epfl.ch
Bouthors Sidonie IT sidonie.bouthors@alumni.epfl.ch
Mermod Lucie IT ludovic.mermod@alumni.epfl.ch
Jun Sara Communication sara.jun@alumni.epfl.ch
Rezziki Marwa Communication marwa.rezziki@alumni.epfl.ch
Majerczyk Hugo Animation hugo.majerczyk@alumni.epfl.ch
Paccaud Roman Logistique roman.paccaud@alumni.epfl.ch
Segard Iris Logistique iris.segard@alumni.epfl.ch
Henriet Mallory Relations-externes mallory.henriet@alumni.epfl.ch

Activités, événements et gros moments :

CLIC 2022-2023

Comité :

Nom Prénom Poste email
Demont Tom Président tom.demont@alumni.epfl.ch
Billon Maëlys Vice-Présidente maelys.billon@alumni.epfl.ch
Sakamoto Emi Administratrice emi.sakamoto@alumni.epfl.ch
Lestiboudois Maxime Administratrice maxime.lestiboudois@alumni.epfl.ch
Terrier Noé Communication noe.terrier@alumni.epfl.ch
Jun Sara Communication sara.jun@alumni.epfl.ch
Michel Cécile Animation cecile.michel@alumni.epfl.ch
Lam Christelle Logistique phi.lam@alumni.epfl.ch
Paccaud Roman Logistique roman.paccaud@alumni.epfl.ch
Benoit Harold Partenariat harold.benoit@alumni.epfl.ch
Charbonnet Jean-Etienne IT jean-etienne.charbonnet@alumni.epfl.ch

Activités, événements et gros moments:

CLIC 2021-2022

Comité

Nom Prénom Poste email
Michel Manon Présidente manon.michel@alumni.epfl.ch
Demont Tom Vice-Président tom.demont@alumni.epfl.ch
Billon Maëlys Administratrice maelys.billon@alumni.epfl.ch
Kwak Eugénie Vice-Administratrice
Henriet Mallory Communication mallory.henriet@alumni.epfl.ch
Terrier Noé Communication noe.terrier@alumni.epfl.ch
Trognon Lucas Événementiel cecile.michel@alumni.epfl.ch
Faustini Kévin Événementiel pkevirom@gmx.fr / kevin.faustini@alumni.epfl.ch
Doyard Eloïse Logistique eloise.doyard@alumni.epfl.ch
Bossanne Marine Sponsoring
El Guedj Hugo IT hugo.elguedj@alumni.epfl.ch

Activités, événements et gros moments:

CLIC 2020-2021

Comité

Nom Prénom Poste email
Daod Nathoo Rayan Président rayan.daodnathoo@alumni.epfl.ch
Montemagni Camille Vice-Présidente camille.montemagni@alumni.epfl.ch
Billon Maëlys Administratrice maelys.billon@alumni.epfl.ch
Doyard Éloïse Vice-administratrice eloise.doyard@alumni.epfl.ch
Idrizi Gonxhe Communication gonxhe.idrizi@alumni.epfl.ch
Henriet Mallory Communication mallory.henriet@alumni.epfl.ch
Faustini Kévin Événementiel kevin.faustini@alumni.epfl.ch
Michel Manon Événementiel manon.michel@alumni.epfl.ch
Demont Tom Logistique tom.demont@alumni.epfl.ch
Vignon Arthur Sponsoring arthur.vignon@alumni.epfl.ch
El Guedj Hugo IT hugo.elguedj@alumni.epfl.ch
Bossanne Marine Relation Coaching

Activités, événements et gros moments

CLIC 2019-2020

Comité

Nom Prénom Poste email
Cloux Olivier Président olivier@cloux.dev
Montemagni Camille Vice-Présidente camille.montemagni430@gmail.com
Nessler Natalia Administratrice natalia.nessler@gmail.com
Billon Maëlys Vice-Administratrice
Doyard Éloïse Vice-Administratrice eloise.doyard@alumni.epfl.ch
Idrizi Gonxhe Communication
Michel Manon Événementiel
Vignon Arthur Événementiel arthur.vignon@alumni.epfl.ch
Demont Tom Logistique tom.demont@alumni.epfl.ch
Daod Rayan Sponsoring
Scanzi Jonathan IT
Trognon Lucas Relation Coaching

Activités, événements et gros moments :

CLIC 2018-2019

Comité :

Nom Prénom Poste email
Cloux Olivier Président olivier@cloux.dev
Hueber Hugo Vice-Président hugo.hueber@alumni.epfl.ch
Nessler Natalia Administratrice natalia.nessler@gmail.com
Rasiah Kopiga Vice-Administratrice kopiga.rasiah@gmail.com
Doyard Éloïse Vice-Administratrice
Michel Guillaume Communication (Démission) guillaume.michel.epfl@gmail.com
Zou Yusi Communication (Démission) yusizou@gmail.com
Ganansia Ruben Événementiel rubgan92@gmail.com
Daod Rayan Événementiel
Topcic Ivan Logistique (Démission) tinawyn658@gmail.com
Montemagni Camille Sponsoring camille.montemagni@epfl.ch
Vincent Yuan Sponsoring vincent.yuan.98@gmail.com
Droz Loïc IT lk.droz@gmail.com
Chau Alexandre IT alex.chau.ch@gmail.com
Scanzi Jonathan IT kratosjon@gmail.com
Guillain Léonore IT (automne seulement) leonore.guillain@gmail.com
Pugin Romain Coach romain.pugin@epfl.ch
Duron Blanche Coach blanche.duron@epfl.ch

Activités, événements et gros moments:

CLIC 2017-2018

Comité:

Nom Prénom Poste
Tournigand Guillaume Président
Hueber Hugo Vice-Président
Nessler Natalia Administratrice
Rasiah Kopiga Vice-Administratrice
Zou Yusi Communication
Cloux Olivier Événementiel
Rousset Valérian Événementiel
Topcic Ivan Logistique
Haddad Yann Yasser Sponsoring
Zellweger Fabien Sponsoring
Pirelli Solal IT
Ganansia Ruben Coach
Aoun Léo PolyGameDev (c'était quoi ça ??)

Activités, événements et gros moments :

CLIC 2016-2017

Comité :

Nom Prénom Poste
Fleury Lionel Président
Tournigand Guillaume Vice-Président
Zellweger Fabien Admin
Nessler Natalia Vice-Admin
Michel Guillaume Communication
Bouvier Ogier Événementiel
Löffel Audrey Logistique
Overney Tristan Sponsoring
Pirelli Solal IT
Benchekroun Othman IC-Travel

Activités, événements et gros moments :

CLIC 2015-2016

Comité :

Nom Prénom Poste
Zellweger Fabien Président
Tournigand Guillaume Vice-Président
Goetschmann Anselme Admin
Michel Guillaume Communication
Balice-Debbas Aurelien Événementiel
Löffel Audrey Logistique
Florine Réau Sponsoring
Gucevska Zhivka Sponsoring
Pirkl Théo IT
Fleury Lionel Représentation + IC-Travel

Activités, événements et gros moments:

CLIC 2014-2015

Comité:

Nom Prénom Poste
Zellweger Fabien Président
Engels Damien Vice-Président
Graisse Julien Admin+Événementiel
Pouyat Tancrède Admin (Démission)
Aoun Leonardo Communication
Lau Pascal Logistique
Gucevska Zhivka Sponsoring

Activités, événements et gros moments:

CLIC 2013-2014

Comité:

Nom Prénom Poste
Buet Solène Présidente
Djeffal Julie Vice-Présidente
McGill Owen Admin
Zellweger Fabien Vice-admin
Picard Hugues Communication
Lovino Maxime Communication (remplaçant)
Moutet Clément Événementiel
Bastin Cédric Logistique
El Baba Youssef Sponsoring
Misbach Mickaël IT
Engels Damien Représentation
Baraschi Zoé Assistanat (qu'est ce que c'est que ça?)

Activités, événements et gros moments :

CLIC 2012-2013

Comité:

Nom Prénom Poste
Buet Solène Présidente
Afonso Nelly Vice-Présidente
Méchineau Thomas Président Ludic
Serrano Kevin Admin
Maillard Anaëlle Communication
Séguy Louis Communication
D'incau Benjamin Événementiel
Guetermann Bernard Logistique
Susplugas Michaël IT

Activités, événements et gros moments :

CLIC 2011-2012

Comité

Nom Prénom Poste
Chiche Christopher Président
Sussmilch Arthur Vice-Président
Perrochet Julien Admin
Martins Acacio Souper de Fac
Maillard Anaëlle Souper de Fac + Communication
Falbriard Stéphanie Souper de Fac + fourniture
D'Incau Benjamin Logistique
Vandroux Lucas IT
Buet Solène Site web + fourniture

Activités, événements et gros moments :

CLIC 2010-2011

Comité

Nom Prénom Poste
Joneja ? Vishal ? Président
Vice-Président
Admin

Activités, événements et gros moments :

CDIC 2007

Comité

Nom Prénom Poste
Saadi Ari Président
Joneja Vishal Président
Chiche Christopher Président
Pennese Stefano Vice-Président IN
Martins Acacio Vice-Président
Lépine Simon Délégué IN - resp barIC
Barghavajamadagni Aniruddha Délégué SC - resp barIC
Sondag Pierre-Antoine Organisation souper
Falbriard Stephanie Organisation souper
Copponnex Hadrien Délégué IN - Souper de Fac
Kohler Johann Délégué IN - Souper de Fac
Maillard Anaëlle Communication - Souper de Fac
Belmont Claire Délégué SC
Hernandez Celine Délégué SC
Magnin Amelie Délégué SC
Messerli Yannik Délégué SC
Rojanawisut Bastien Délégué IN
Sulc David Délégué IN

Activités, événements et gros moments :

CDIC 2005-2006

Comité :

Nom Prénom Poste
Saadi Ari Président
Joneja Vishal Président
Chiche Christopher Président
Pennese Stefano Vice-Président IN
Martins Acacio Vice-Président
Lépine Simon Délégué IN - resp barIC
Barghavajamadagni Aniruddha Délégué SC - resp barIC
Sondag Pierre-Antoine Organisation souper
Falbriard Stephanie Organisation souper
Copponnex Hadrien Délégué IN - Souper de Fac
Kohler Johann Délégué IN - Souper de Fac
Maillard Anaëlle Communication - Souper de Fac
Belmont Claire Délégué SC
Hernandez Celine Délégué SC
Magnin Amelie Délégué SC
Messerli Yannik Délégué SC
Rojanawisut Bastien Délégué IN
Sulc David Délégué IN

Activités, événements et gros moments :