Événements
Souper de Faculté
Le souper de faculté est un événement phare du premier semestre. Il se déroule dans l'atrium BC, et réunit environ 350 personnes, dont des étudiants, des secrétaires et des enseignants.
Planification
Date
La date se choisit longtemps à l'avance (1 année environ), selon le bon vouloir de Médiacom. Il est généralement préféré de faire un jeudi soir. Les points suivants, dont il faut maintenant tenir compte, ont été apportés à l'attention des comités quant aux dates.
- Il ne faut pas faire trop tôt dans le semestre, pour que le comité puisse s'organiser, faire les réservations nécessaires, et laisser du temps pour les inscriptions.
- En octobre, chaque année, se déroulent les vacances scolaires, dont la date varie entre les cantons. Il est bon d'éviter cette période, car certains professeurs partent en vacances avec leurs enfants.
- Si possible, éviter de faire le SF pendant la semaine du Forum. (coucou 2019)
- Et évidemment, éviter la période des midterms... (coucou 2018)
Avant l'événement
Plus d'un mois avant
- Trouver un traiteur
- Commander le vin
- Commander la bière
- Demander un devis a ISS pour amener les tables et chaises au BC
- S'occuper de toute la partie administrative (au moins 3 mois avant) voir la section Administratif
2 semaines avant
- Trouver des animations (quizz, karaoké, jeux vidéos)
- Trouver des décos
- Trouver les staffs (normalement IC Travel s'occupe de cette partie lol)
- S'occuper de la communication (affiches, etc.)
5 jours avant
- Faire les courses (chips, trucs pour cocktails, nappes, serviettes…)
- Contacter Artiphys/Sysmic pour emprunter deux éléments de bar (ou plus tôt si possible)
Le jour même
Installation
- Installer les tables et chaises
- Mettre des nappes
- Installer le bar
- Installer le frigo et mettre le vin blanc dedans
- Installer les animations
- Installer tout le matériel électrique (rallonges, sono, etc…) et bien mettre du gaffer sur les fils
- Vérifier que les issues de secours sont OK (rien devant etc)
Pendant l'événement
Rangement
Après l'événement
- Rendre le matériel emprunté durant l'événement (d'ailleurs, convenez bien d'une date/heure de rendu)
- Vérifier qu'ISS a bien fait son taff
Restauration
Il s'agit de la plus grosse dépense du souper, se chiffrant à plusieurs milliers de francs. Fors heureusement, jusqu'à présent, la faculté a toujours payé cette facture (en forme de don à la CLIC), et parfois même d'autres factures, en fonction de leur budget.
Fournisseurs
Durant les dernières années, la nourriture était fournie et servie par la cafétéria BC excepté en 2019 où le Parmentier était chargé de la nourriture et les staffs du service.
Méthode
Assez longtemps à l'avance (environ 1 à 2 mois), il faut demander des propositions à plusieurs fournisseurs, et décider du "meilleur". Il n'y a pas de formule pour déterminer le meilleur, cela dépendra de plusieurs facteurs :
Au niveau de la logistique, il est préférable de prendre avec le service, d'autant plus que c'est généralement la faculté qui finance la restauration. En 2019, le service s'est fait par les staffs et était de ce fait trop lent et à retarder le déroulement de la soirée (e.g. le quizz). De plus, au niveau de la vaisselle, demandez bien si les traiteurs ont assez de vaisselle pour 350 personnes, pas seulement pour le plat principal, mais aussi pour les entrées et desserts. Encore une fois, en 2019 le Parmentier a fourni des bols et cuillères en plastiques pour les entrées et desserts. La quantité de déchets plastiques était triste à voir.
Boissons
Nous proposons généralement plusieurs prestations de boissons, dont :
- De l'eau, gratuite
- Des softs
- De la bière
- Du vin
- Des cocktails (facultatif)
La bière
Il existe plusieurs fournisseurs possibles pour la bière, il vaut mieux faire plusieurs devis et voir ensuite. C'est conseillé de préciser que nous sommes une association étudiante et que nous accueillons avec plaisir des tarifs préférentiels.
On conseille notamment de contacter :
-
Boxer (Contact : yverdon@doppelleuboxer.ch)
-
BFM (Contact EPFL avec prix avantageux : dom@brasseriebfm.ch ; 80.- le fût de 20L et de 90.- pour la Blanche. Le matériel (appareils pression, comptoirs…) est mis à disposition gratuitement.)
-
Docteur Gab's (Contact: info@docteurgabs.ch)
Le vin
Habituellement on se fournit chez Obrist
Logistique
Environ 5 à 7 jours avant l'événement, il est bon d'aller faire des courses. Les petites quantités peuvent se trouver à la Migros, mais pour les gros trucs, Aligro propose de meilleurs prix (notamment, des packs gigantesques). Il faut bien évidemment s'assurer de ce qui est à la cave avant d'aller acheter. Et demande au coaching s'ils ont des restes dont ils veulent se débarrasser, ou à nous brader (e.g. PG)
Boissons
- Coca (4 pack de 6 bouteilles de 1,5L)
- Ice Tea pèche (2 packs de 6 bouteilles de 1,5L)
- Ice Tea citron (2 packs de 6 bouteilles de 1,5L)
- Eau Gazeuze (3 packs de 6 bouteilles de 1,5L)
- Eau Plate (3 packs de 6 bouteilles de 1,5L)
- Sprite (2 packs de 6 bouteilles de 1,5L)
Nourriture
Essentiellement des snacks pour l'apéro, et ce qui reste pour grignoter au bar. Il y a ici quelques exemples et quantités indicatives, mais ça reste assez libre.
- Pop-corn (x4)
- Cacahuete (x1kg)
- Pretzels (x1kg)
- Paquets de chips (x12)
Staffs
Nos braves staffs peuvent casser la croûte pendant le montage ou n'importe quand dans la journée. Comme les bières coûtent cher, on leur offre des bières en canette pour se désaltérer gratuitement.
- Bière (2 palettes) de pas cher (PG, farmer, ...).
- 4 bouteilles de softs, mbudget
- Pain (1-2Kg)
- Beurre/moutarde/...
- Jambon(2 packs de tranche), mbudget
- Fromage (5 packs de tranche), mbudget
- Des petites friandises genre bonbons, pour leur remonter le moral.
Matériel (consommable)
- Nappes pour les tables (2 couleurs genre noir/rouge, c'est cool)
- Sacs-poubelles (et pet/alu/... selon les besoins)
- Rubalise
- Scotchs carrossier + duct tape
- Serviettes papier
- Petits bols en carton
Matériel (fixe)
- Frigo de Lori (pour les boissons)
- Élément de bar de Artiphys. Indispensable !
- Bâche
- Écocups (+caisse +SumUP +rakos +...)
- ...
Administratif
Il faut réunir tous les documents nécessaires à la formation d’un dossier pour Médiacom (en charge de la politique événementielle sur le site de l’EPFL et délivre les autorisations pour l’organisation des manifestations). Ce dossier est à envoyer 3 à 4 mois à l’avance, soit en été. La plupart des informations utiles se trouvent sur le site de Médiacom.
-
Un document PDF, le “Dossier Médiacom” comprenant :
- La description de l’évènement
- Le planning de l’évènement (qui sera peut-être à revoir)
- Les animations prévues
- Les besoins en électricité (l’électricien Bisson)
- Les besoins en Audiovisuel (Au SAVE ou Audiolight)
- Les besoins en Mobilier avec ISS
- La restauration et les boissons
- Le thème et les supports publicitaires
- Les sponsors
- Les contacts des responsables.
- La Responsabilité Civile de l’association
- La demande de service Sanitaire au DSPS (pdf à remplir, à remplir comme les années précédentes, sauf si on prévoit une machine à fumée, dans ce cas, se renseigner à Médiacom pour la démarche).
- Le plan du BC avec le matériel dessiné dessus (le plan serait à refaire)
- Les comptes de la soirée précédente
- La brochure de Sponsoring
- L’affiche du Souper
- La liste des prix boissons (Voir celle de l’année passée)
IC Boost Day
IC Boost Day est un événement durant une journée entière où d'ancien.ne.s étudiant.e.s de la Faculté IC sont invités par la CLIC et la Faculté IC pour faire des talks, des CV corrections, et du networking (ainsi que d'autres activités / ateliers).
Planification
Date
La date de l'événement est censée être celle de la Course d'Étude, journée historiquement réservée à découvrir des entreprises. Comme le nombre d'étudiant.e.s n'a cessé d'augmenter, la Faculté IC n'organise plus de course d'étude. ICBD vise alors à remplacer cette journée, où les cours de master sont banalisés.
Organisation
Avant l'événement
Le semestre d'avant
- Ouvrir une RITM et commencer à envoyer les documents requis.
- Sonder les étudiant.e.s sur les thèmes intéressant à aborder pendant la journée
- Trouver une liste d'activité à faire (talks, de corrections de CV, speed-networking, ...) ainsi que leurs descriptions précises, pour pouvoir envoyer ça à la personne responsable de la Faculté qui pourra alors commencer à trouver des alumni. LE PLUS TÔT POSSIBLE !! (ne pas oublier de lui demander de vous mettre en CC des communications)
- contacter un restaurateur (usuellement Foodlab)
Deux mois avant
- Faire le plan de l'événement (prévoir un espace pour les intervenant.e.s)
- la liste des prêts
- inviter EPIC à trouver des PhD pour présenter leurs travaux / posters
- Réfléchir à un système d'inscription, en 2023 on a utilisé lu.ma
Un mois avant
- faire la communication de l'événement
- Cadeaux intervenant.e.s
- Voir avec ISS pour le nettoyage et surement avoir un devis
- Inviter les professeurs à passer au lunch
2 semaines avant
- Recruter des staffs, au moins un par activité + environ 5 pour le lunch / accueil
La veille
- Faire les courses
- Prêts
Le jour même
Installation
- Installer les panneaux, les mange-debouts et la restauration
- Tester d'audio / écrans des salles
Démontage
- démontage oklm le soir
Après l'événement
- Rendre les prêts
- Faire un feedback auprès des participant.e.s
- Faire un feedback auprès des intervenant.e.s
Logistique
...
Staffs
Pour les staffs, c'est environs 1 / salle + 1 accueil + 5 volants-photos-lunch. Pensez à demander aux staffs s'ils veulent participer à des activités de l'événement.
Matériel et consommables
Toujours prévoir de la signalétique pour les salles, mettre des plans partout, des flèches, des panneaux, etc. Il faut aussi prévoir des cadeaux aux intervenants. Attention : la bouteille de vin, ce n'est pas recommandé, il vaut mieux penser à quelque chose de varié comme un panier-cadeau.
Boissons
Le lunch est géré par le restaurateur, mais pour l'espace pour les intervenant.e.s, c'est à vous de gérer ! Alors petite machine à café, eau, softs, sucres, etc
Hello World
Planification
Date
Comment choisir la date
Organisation
Avant l'événement
Un mois avant
truc 1
truc 2
truc 3
...
2 semaines avant
truc 1
truc 2
truc 3
...
La veille
Faire les courses
Prêts
...
Le jour même
Installation
Installer truc 1
Monter truc 2
Brancher truc 3
...
Démontage
nettoyage ISS
machin
truc
...
Après l'événement
Rendre les prêts
...
Logistique
...
Staffs
...
Matériel et consommables
...
Boissons
...
PastIC
Descritption
PastIC est le bar de la CLIC au festival Balélec.
Le bar est anciennement connu sous le nom de BarIC, jusqu'à son changement d'identité marseillaise en 2022 après le COVID.
Vous l'auriez compris, la spécialité du bar est le Pastis ! Et que l'on aime ou pas, c'est la bonne ambiance assurée.
Cocktails
Voici la première carte des cocktails de 2022. Ça donne une idée du mood. Évidement, ce n'est pas nous qui fixons les prix des boissons, mais Balélec (un Pastis à 8 balles, ça fait mal au cul).
Montage
Décoration
...
Matériel
...
La soirée
...
SubsonIC
Planification
Date
Comment choisir la date
Organisation
Avant l'événement
Un mois avant
truc 1
truc 2
truc 3
...
2 semaines avant
truc 1
truc 2
truc 3
...
La veille
Faire les courses
Prêts
...
Le jour même
Installation
Installer truc 1
Monter truc 2
Brancher truc 3
...
Démontage
nettoyage ISS
machin
truc
...
Après l'événement
Rendre les prêts
...
Logistique
...
Staffs
...
Matériel et consommables
...
Boissons
...