Moyens de communication
- Mails
- Site web
- Telegram
- Polynex
- Affiches
- Annonces EPFL Campus
- Page Alumni
Mails
Pour les informations spécifiques aux boites mails, voir Boites mail et Groupes mail
Groupes mail utiles
- corps-etudiant.ic@epfl.ch : pour les étudiant·e·s de l'EPFL
- invitations-sdf@groupes.epfl.ch : pour les invitations du Souper de Faculté
- labs-ic@groupes.epfl.ch : pour les labos de l'EPFL (à update tout les ans)
Envoi de mail HTML
- Créez un fichier HTML avec la représentation de votre mail, en suivant ces quelques règles:
- pas de balises
<style> - un unique fichier HTML sans CSS ou Javascript
- les images doivent être hébergées en ligne (seul moyen d'ajouter des images dans un mail)
- pas de balises
- Copiez l'intégralité du fichier HTML
- Dans EWA, créez un nouveau mail et saisir un texte cours et reconnaissable (ex: 11111 ou test)
- Ouvrez le code HTML de la page en appuyant sur F12
- Cherchez le petit texte que vous avez écrit
- Faites modifier comme HTML et remplacez le texte par votre HTML copié
- Le mail est prêt à être envoyé MAIS il faut penser à tester l'affichage sur plusieurs clients mail.
Site web
Le site web se doit de contenir un historique des événements ayant eu lieu tout au long de l'année académique dont vous êtes responsable. C'est pourquoi la section "News" doit être mise à jour constamment et dans le respect du plan académique de la communication.
News
Les news apparaissent sur la page principale du site et ici : https://clic.epfl.ch/news
Nous allons vous expliquer étape par étape comment procéder pour créer une news sur le site web CLIC.
- Allez sur https://clic.epfl.ch/directus/admin/content/news.
- Créez une nouvelle news (bouton + en haut à droite)
- Renseignez tous les champs obligatoires, et pensez aux traductions EN/FR !
- Une fois que ça vous semble bon, sauvegardez la news. Elle n'apparaitra pas tant que le status n'est pas "published"
- Si tout vous semble correcte, alors il suffit de modifer le champ status en Published et la news est disponible sur le site hehe
Il est possible de preview la news en cliquant sur le bouton "Enable Preview" en forme d'œil une fois la news sauvegardée, même si elle n'est pas encore publiée.
Pensez bien à choisir une image dans le dossier directus "public" ou l'un de ses sous-dossiers. Télécharger une image la rajoute (à chaque fois) dans le dossier public/news.
Pour modifier une image, le bouton "replace file" remplace le fichier source, si l'image est utilisée ailleurs, elle sera remplacée partout ! Si ce n'est pas souhaité, désélectionné l'image et choisissez-en une autre
Galeries
La page https://clic.epfl.ch/galleries est une sorte de hub vers les différents folders de galeries des événements CLIC.
Pour rajouter une galerie :
- Allez sur https://clic.epfl.ch/directus/admin/content/galleries
- Créez une nouvelle entrée (bouton + en haut à droite)
- Renseignez tous les champs obligatoires
- Sauvegardez… et c'est tout !
Pensez à vérifier que le lien est bien accessible au public, et qu'il ne s'agit pas d'un lien d'édition.
La insta page Instagram CLIC se doit de contenir un historique des événements ayant eu lieu tout au long de l'année académique dont vous êtes responsable. C'est pourquoi vous vous devez de publier chaque événement et information nécessaire afin de viser un grand nombre d'étudiants. Les stories vous permettront de rappeler de nombreuses informations utiles ou intéressantes pour les étudiants.
Gestion du profil
- Maintenez un linktree efficace et actualisé ainsi qu'une courte description de l'association
- Ayez une image de profil représentatif de l'association
- Comme dit plus bas, après chaque fin d'événement et de stories, essayez de regrouper les différentes stories à "la une" de votre compte.
Gestion des posts
- Préparez une image/affiche tel que:
- Photo: 1080x1080 pixels, selon les recommandations d'Instagram
- Rédigez un texte brève en français ET anglais ayant une limite de 2 200 caractères et contenant au moins les éléments suivants:
- Qui: Titre de l'événement, courte explication
- Quoi: ce qui sera prévu
- Quand: Date et heure de l'événement
- Où: Lieu du déroulement de l'événement
- Pour: Qui est concerné? Qui est invité? (Qui sponsorise? - à vérifier avec le responsable sponsoring)
- Faites relire le texte à un équipier/responsable communication avant de le publier.
- N'oubliez pas les accréditations quant au design du post.
- N'oubliez pas de taguer les personnes que votre post concerne (hashtags ou @).
- Assurez vous que l'indentation du texte est correct après publication. Si ce n'est pas le cas, utilisez le lien suivant: ici
- Définissez un moment pour la publication du post (check insights sur Creator Studio)
- Après chaque fin d'événements, pensez à publiez la photo galerie.
Pour un post partagé avec un collaborateur: avant de publier un post, allez dans Indentifier des personnes puis inviter un collaborateur
Gestion des stories
- Format 16:9
- Amusez vous avec les nombreux gifs et illustrations pour proposer de belles stories.
- Soyez court mais efficace. Si vous avez beaucoup d'information à faire passer, faites plusieurs stories (mais pas trop non plus).
- N'oubliez pas de taguer les personnes que votre story concerne (@).
- Après chaque fin d'événement et de stories, essayez de regrouper les différentes stories à "la une" de votre compte.
Gestion du tchat
Beaucoup d'étudiants vous contacteront sur cette plateforme.
- Restez professionnel même si la personne d'en face vous manque de respect: vous représentez la CLIC dans son entierté.
- Demandez conseil au comité si vous peinez à donner une réponse à un étudiant: on est là pour s'entraider.
Telegram
Le canal Telegram CLIC se doit de contenir un historique des événements ayant eu lieu tout au long de l'année académique dont vous êtes responsable. C'est pourquoi vous vous devez de publier chaque événement et information nécessaire afin de viser un grand nombre d'étudiants.
Gestion des posts
- Préparez une image/affiche tel que:
- Photo: pas de contrainte spécifique (vous pouvez réutiliser un design fait pour instagram)
- Rédigez un texte brève en français ET anglais ayant une limite de 4 096 caractères et contenant au moins les éléments suivants:
- Qui: Titre de l'événement, courte explication
- Quoi: ce qui sera prévu
- Quand: Date et heure de l'événement
- Où: Lieu du déroulement de l'événement
- Pour: Qui est concerné? Qui est invité? (Qui sponsorise? - à vérifier avec le responsable sponsoring)
- Faites relire le texte à un équipier/responsable communication avant de le publier.
- N'oubliez pas les accréditations quant au design du post.
- Définissez un moment pour la publication du post (check insights ici)
Ne pas oublier twitter pour annoncer les événements. Pas besoin de faire de designs spécialement pour Twitter.
Utilisez Linkedin pour montrer une image destinées aux potentiels sponsors de la CLIC intervenants extérieurs lors d'événements ou de professeurs, etc. Ne poster que l'annonces d'événements qui ne concernent pas que les étudiants (pulls de Faculté, présentation du comité CLIC, Souper de Faculté, ICBD...).
Polynex
L'EPFL dispose de plusieurs écrans dispersés sur la plupart du campus: les écrans polynex. Tout le monde peut faire une demande d'affichage sur tout ces écrans et l'affiche sera affichée periodiquement pendant plusieurs jours.
Pour les grosses annonces, vous pouvez faire une demande au Service Desk pour afficher une affiche sur les écrans Polynex de l'EPFL via ce lien.
Attention: Le fichier doit être un jpg.
Affiches
Toujours bien de se référer au manuel PAO pour les histoires de fond perdu de 3mm et les formats des couleurs utilisées.
Bien penser à mettre le sigle "association reconnue par l'EPFL" sur l'affiche.
Avant d'imprimer les affiches, il faut :
- Comité : Demander une relecture au comité sur Mattermost ou en réunion pour s'assurer que l'affiche est OK
- Mediacom : Envoyer les visuels sur la demande RITM et attendre commentaires et confirmation de Mediacom
Pour imprimer des affiches, il faut demander à la repro de l'EPFL en leur envoyant leur formulaire de commande remplit avec les champs suivants :
- Centre financier n° / fonds n° : ne rien mettre
- Unité / Service : CLIC
- Posters : cocher le format, le plus souvent en A3 ou A2, et renseigner les quantités
- en général, on imprime 20 affiches par événement en A3 et quelques A2 si c'est un gros event (attention au budget)
(Il faut envoyer aux gens du guichet, et à plusieurs si jamais les gens sont pas dispo : steeve.chevalley@epfl.ch, jade.bourret@epfl.ch, enver.kalimashi@epfl.ch)
Il faut faire une demande à médiacom events@epfl.ch pour chaque nouvelle affiche d'événement.
Placardez les affiches sur les zones d'affichages en INM, sur la diagonale, au BC et au CO s'il en reste et TOUJOURS AU CARROSSIER
ATTENTION : depuis novembre 2024 il faut payer au guichet directement, pas de facture avant 50.-
ATTENTION : ISS enlève les affiches des zones d'affichages tous les premiers jours ouvrables de chaque premier jour ouvré de chaque mois.
Maitrise du carrossier
Ne jamais carrosser PAR-DESSUS l'affiche. C'est absolument moche, et ça rend l'affiche difficilement récupérable (pour les collectionneur·se·s).
Voici les deux techniques, rangées par ordre de difficulté et par efficacité croissants.
- Technique du rouleau du guerrier dragon.
Elle consiste à enrouler sur lui-même un bout de carrossier, de sorte à le transformer en "carrossier double-faces". Puis de le coller dans un des coins. Puis de faire la même chose pour chacun des coins.
Ça tient pas de ouf de ouf mais ca suffit pour tenir deux semaines s'il n'y a pas trop de vent.
- Technique du tigre à dent de sabre, méticuleuse, mais la plus efficace.
Véritable technique de guerre, il faudra enlever le mur pour désafficher. Voir l'image pour le pattern de carrossier.
Annonces EPFL Campus
Pratique pour les rappels et les petites annonces. Publier une annonce enverra une notification à toutes les personnes qui suivent le groupe Association des Etudiants de la Faculté IC et l'annonce sera consultable depuis l'application mobile.
Pour poster une annonce, suivre ce tuto.
Page Alumni
La plateforme EPFL Alumni est une sorte de Linkedin pour les alumni EPFL. On a une page là-dessus et ça permet de keep avec les ancien.ne.s comités de l'assos !
Il faut qu'un alumni de la CLIC s'en charge pour pouvoir poster du contenu cependant... Peut-être un problème à voir avec l'équipe d'EPFL Alumni.