Common Knowledge

• Quick start commission
• Règlement des commissions
• TRAC
• Bureau
• Meuble admin
• Machine à café
• Frigo
• Lave vaisselle Bob
• Armoire
• Micro onde
• Babyfoot et table de ping pong
• Unités EPFL
• SAVE
• ISS
• AVP-SAO
• Repro
• DSE
• Mediacom
• DII
• Faculté IC
• Concierges
• Réglement du babyfoot
• Mettre à jour sa page web CLIC

Quick start commission

Bienvenue chers reufs

Sur cette page, vous trouverez toutes les informations utiles pour bien commencer votre commission au sein de la CLIC (très bon choix).

Pour commencer, je vous invite à lire la page règlement des commissions ainsi que le règlement en tant que tel que vous y trouverez. ... J'attends… c'est bon ? Ok je vous crois pas, mais lisez-le vraiment quand vous aurez le temps ;)

Outils informatiques

On est en IC, et on doit faire les malins, alors on héberge nos propres outils informatiques 😎. (Si ça vous intéresse, jetez un œil à notre GitHub). Et vous avez donc accès à nos outils pour bosser dans le confort le plus optimal - que permet l'open source.

Vous pouvez demander d'avoir accès à nos outils si ça vous intéresse !

Les plus utiles seront pour vous :

• Nextcloud : pour stocker vos pv de réunions, feuilles de calculs, budgets et photos. Il permet aussi de faire des calendriers partagés et des listes de tâches.
• Bitwarden : notre gestionnaire de mots de passe.
• Votre boite mail : une boite mail de service, accessible depuis votre Outlook EPFL :)
• Wiki / Bookstack : ce wiki pour documenter vos projets et événements !

Vous trouverez la liste complète sur cette page : Outils informatiques.

SSO KeyCLIC

Évidement, pour pas avoir 1000 mots de passe, la plupart de nos app sont reliées à un SSO (Signle Sign On) qui permet d'avoir un seul compte CLIC pour tout (sauf la boîte mail et Bitwarden): KeyCLIC !

Pour donner l'accès à vos membres, nous devons vous faire des comptes KeyCLIC avec vos adresses emails (envoyez-nous leurs email EPFL). Une fois créés, il suffit de se connecter sur https://clic.epfl.ch/me pour changer votre mot de passe provisoire.

Maintenant, essayer de vous connecter sur Nextcloud !

Site web CLIC

Vous avez aussi droit une page sur notre site web !

Elle sera accesssible ici: https://clic.epfl.ch/commissions.

Une fois qu'elle sera créée, vous pourrez la personnaliser en suivant ce tutoriel.

Bureau CLIC

Votre comité (pas équipiers) auront accès au bureau. Venez prendre un café de temps en temps, c'est chez vous aussi :)

Stockage

Question stockage matériel, vous avez accès à une étagère à la cave IC, ainsi qu'une armoire au bureau qui peut se fermer à clef !

Assemblées Générales

La CLIC organise deux Assemblées Générales par an. Pendant les Assemblées générales, vous présentez vos activités, vos projets et événement : c'est le moment de se la péter un peu hehe.

On vote aussi les budgets en début d'année ! Alors, il faut qu'ils soient prêts à temps. Les admins de la CLIC vous contacteront en conséquence pour vous expliquer ça. Il faudra aussi tenir les comptes, car la CLIC les fait vérifier à la fin de chaque année (on déconne pas chez nous).

Et voilà !

Vous avez tout pour commencer, si vous avez des questions, n'hésitez pas, la CLIC est là pour ça !! 💙❤️

Liens utiles

• Outils informatiques
• La cave de la CLIC
• Organiser un événement
• Groupes mail

Règlement des commissions

Les Commissions de la CLIC ont été introduites lors de l'AG du 23 Octobre 2019. Le concept consiste en la possibilité pour des Membres de la CLIC de s'organiser sous forme de "petits Comités", afin de travailler sur un projet commun. Les Commissions n'ont pas de statut juridique propre, et sont dépendantes de la CLIC (Status de la CLIC, Article 24).

Le règlement des commissions définit les droits et devoirs des commissions de la CLIC. Il donne aussi des conseils et des méthodes d'organisation pour faciliter la vie des commissions. La présidence du comité CLIC et celles des commissions doivent avoir lu ce document.

Le règlement est disponible sur le Nextcloud de la CLIC ici.

En résumé :

Droits et devoirs

• La Commission doit respecter les status et les règlements de la CLIC.
• Le Comité est composé d'au moins un·e Responsable (qui gère la Commission) et d'au moins un·e Trésorier·ère (qui gère les thunes de la Commission). Ces deux rôles peuvent être cumulés.
• Il ne faut pas oublier de se présenter en tant que Commission de la CLIC, et pas comme association ou autre.
• En cas de signature de contrat ou autre, il faut que la CLIC soit au courant et contresigne.
• De manière générale, tenir la CLIC au courant de ce qui bouge dans la mesure du possible (Comités, etc.).
• Les commissions ont le droit d'utiliser certains outils de la CLIC, du matériel, des services…

Finances

• L'argent dépend de la CLIC. La Commission peut choisir d'avoir un sous-compte, ou bien de passer par la CLIC.
• La Commission doit tenir un budget et des comptes corrects. De manière générale, passer par la CLIC pour les histoires de sousous.
• Pour le Sponsoring, c'est "premier arrivé, premier servi", et on s'arrange s'il y a un "conflit".

Modifications du règlement

Le règlement peut être modifié seulement lors d'une Assemblée Générale. Les modifications seront appliquées uniquement si elles sont approuvées par un vote à la majorité pendant ladite AG.

TRAC

Chaque semestre, la CLIC organise au moins une TRAC (Table Ronde de l'Association et de ses Commissions).

Ces réunions ont plusieurs buts:

1. Rassembler le comité CLIC et les commissions: c'est important de se rencontrer au moins une fois dans l'année !
2. Rappeler aux commissions le réglement des commissions pour être au courant de leur fonctionnement, de leur droits et devoirs vis-à-vis de la CLIC et de ses ressources.
3. Savoir comment se portent les commissions, si il y a des problèmes ou non, leur nombre de membres et leur structure.
4. Échanger sur les activités des commissions pour le semestre à venir.
5. Faire des rappels sur les budgets, le mail Save the Date, les comptes, les documents à remplir pour la prochaine AG, ou quoique ce soit d'autre d'important sur le moment

La présidence du comité CLIC ainsi que celles de ses commissions se doivent d'assister à la TRAC, mais n'importe qui faisant partit du comité ou d'une des commissions est invité·e et encouragé·e à venir: plus il y a de monde mieux c'est !

Bureau

Meuble admin

Ce meuble recèle tous les secrets importants de la CLIC. Il est à utiliser prudemment, ainsi que ses caisses à monnaie qui s'ouvre seulement à celles et ceux qui en sont dignes.

Son contenu mystérieux doit être protégé à tout prix.

La clef cependant ne l'est pas, ce qui va à l'encontre du principe de sécurité en profondeur que vous avez certainement vu dans n'importe quel cours de sécurité.

Machine à café

La machine à café du bureau est une responsabilité importante du responsable logistique. Toute les informations à son sujet peuvent être trouvées sur dans le Mode d'emploi. Lire ce mode d'emploi est une bonne idée pour le responsable logistique.

Approvisionnement

L'approvisionnement de la machine est composé de 2 éléments : l'approvisionnement en grain et l'approvisionnement en matériel d’entretien. L'approvisionnement en grain se fait avec consultation de tout le Comité, il faut trouver un café en grains qui convienne à tous. L'approvisionnement en matériel d'entretien est lui constitué de 2 éléments : les pastilles de nettoyage et les cartouches filtrantes. Il faut impérativement acheter le matériel officiel Jura pour un fonctionnement optimal de la machine.

Entretien

L'entretien de la machine est composé de 2 types de tâches : les tâches régulières et les tâches demandées par la machine. Il est recommandé dans les deux cas de lire le manuel d'utilisation de la machine pour les comprendre.

Les tâches régulières sont effectuées une fois par semaine par un membre du Comité auto-désigné. Le responsable logistique doit simplement s'assurer que la tâche est effectuée afin d'augmenter la durée de vie de la machine. Le document ci-contre propose une façon de présenter au Comité les tâches à effectuer et de s'assurer de leur exécution régulière.

Le second type de tâche est celui demandé par la machine : un message apparait sur l'écran, lequel demande un certain type d'action. La machine calcule automatiquement quand elle nécessite un certain type d'action. Le pôle logistique a alors pour tâche d'effectuer l'action correspondante pour maintenir un bon état de santé de la machine.

Frigo

Le bureau possède deux frigos :

1. Le premier, grand, ne possède pas de congélateur et est typiquement réglé sur 4-5°C.
2. Le second, petit, possède un congélateur, généralement réglés respectivement sur 4-5°C et -15°C.

Ces frigos sont libre d'utilisation pour les membres du Comité. Il est possible pour chacun d'y entreposer sa nourriture personnelle à condition de faire attention à la péremption et aux salissures occasionnées (ne pas coucher le lait). Il est conseillé pour chacun d'écrire son nom sur sa nourriture pour éviter que d'autres se servent. Ces frigos peuvent également être très utiles pour stocker la nourriture des évènements CLIC ou d'autres associations en faisant la demande.

Lave vaisselle Bob

Petit tuto lave-vaisselle, vu que de temps en temps il panique tout seul (:. Pour que la vaisselle se lave bien, y'a quelques astuces, que voici !

Les bases

• Faut pas mettre des "morceaux" dans le lave-vaisselle (des restes de nourriture).
• Éviter des trucs trop gras, rincer un coup avant de mettre dedans, c'est cool.
• Faut pas trop trop remplir le lave-vaisselle : si tu dois réfléchir avant de mettre un truc, c'est p't'être qu'il est déjà plein.

Le filtre

[[Fichier:Filtre sale.jpg|thumb|250px|Un filtre avec des morceaux de truc dedans.]]

[[Fichier:Filtre okay.jpg|thumb|250px|Un filtre démonté et sommairement nettoyé.]].

Au fond, t'as le filtre, qui retient le caca. Problème, si le filtre est sale, l'eau le sera aussi, alors c'est cool de temps en temps de l'enlever, de le démonter (deux morceaux en général), et de le laver. Pareil si possible enlever les dépôts solides dans l'eau du filtre c'est cool.

Le sel

[[Fichier:Sel fermé.jpg|thumb|250px|Le réservoir de sel, fermé.]]

[[Fichier:Sel ouvert plein.jpg|thumb|250px|Le réservoir de sel, ouvert, et rempli à ras bord.]]

Au fond du lave-vaisselle, c'est la réserve de sel. Ça évite d'avoir des traces sur la vaisselle, donc c'est cool de le vérifier de temps en temps, et de le remplir à ras bord. Normalement y'a une petite lumière rouge sur le devant quand c'est vide, mais le remplir avant que totalement vide, c'est chouette.

Le liquide vaisselle

[[Fichier:Liquide fermé.jpg|thumb|250px|Le réservoir de liquide, fermé.]]

[[Fichier:Liquide ouvert plein.jpg|thumb|250px|Le réservoir de liquide, ouvert, et rempli à ras bord.]]

A côté du trou pour les pastilles, c'est le liquide lave-vaisselle. En gros, ça permet d'avoir une eau plus propre et d'enlever plus facilement les traces. Pareil, de temps en temps, c'est cool de le remplir à ras bord, et pareil, si c'est vide y'a une petite lumière rouge qui s'allume, mais cool de le remplir de temps en temps.

Conclusion

Les laves-vaisselle, c'est cool, prenez-en soin !

[[Catégorie:Shitpost]]

Armoire

Le bureau contient une étagère métallique réservée aux membres du Comité. Chaque membre possède une moitié ou un tiers d'étage dans lequel il peut mettre les affaires personnelles de son choix. Il y a dans la cave des plateaux permettant d'augmenter le nombre d'étages de cette étagère en cas de besoin.

Micro onde

Une seule consigne : prenez-en soin.

Et attention, faire cuire un œuf neuf minutes au micro-ondes pour le rendre dur ne marche pas et résultera probablement en l'explosion dudit micro-ondes ainsi qu'à son remplacement par un membre du comité.

Babyfoot et table de ping pong

Apparus comme par miracle dans les mains de la CLIC par des donneurs mystérieux, le babyfoot et la table de ping-pong sont deux lieux de culte à entretenir et à ne prêter qu'aux personnes méritantes.

Le règlement du camping du babyfoot est disponible ici.

Le baby-foot est avant l'entrée du bâtiment INN à l'étage 1.

La table de ping-pong est sur la diagonale.

Unités EPFL

SAVE

Service Audio Visuel de l'EPFL. Ils fournissent du matériel audio-visuel gratuitement et des services gratuitement

Matériel

Chez eux, on trouve toute sorte de matériel audio-visuel standard, tel que des enceintes, tables de mixage, télévision,... Ils ont un formulaire pour les prêts de matériel, sur leur site web.

Services

Ils proposent aussi leurs services pour captation+montage d'événement... mais pas pour les étudiants. Si un professeur le demande, ils le font. On ne l'a encore jamais fait, mais un partenariat avec un professeur est envisageable pour "superviser" l'événement et profiter de leurs services gratuitement. Plutôt pour des événements "pros" du coup (talk, conférence,...)

ISS

ISS World, probablement les prestataires de plus mauvaise foi avec lesquels nous avons à traiter. Ils ont un monopole sur le nettoyage sur le campus, et s'assurent bien de faire le minimum. Lors d'une commande chez eux, voici une marche à suivre pour minimiser les risques.

• Établir exactement les besoins de l'événement. Matériel, chaises, nettoyage,... Tout doit être pensé. Si vous demandez d'installer quelque chose, la désinstallation n'est pas inclue. A priori, la seule chose inclue par défaut, est de ramener le matériel à son lieu d'origine (s'il a été demandé de l'amener).
• Rajouter, et c'est impératif, que les travaux doivent être validés par un organisateur. Sinon ils risquent de ne pas faire, et dire que ça a été fait!
• Envoyer un email à la personne responsable (actuellement: Lara.Galo@ch.issworld.com). Le mail doit préciser exactement ce qui est voulu, heure par heure, jour par jour. Ne pas dire "nettoyage du bâtiment" mais "vendredi 11.10, dès 7h: nettoyage du bâtiment".
• Une fois la première version du devis reçu, la relire 2 à 300 fois pour éviter toutes les typos. Ce devis est l'unique document valable en cas de conflit. Une ligne indiquant que les travaux doivent être validés par l'organisateur doit se trouver sur le devis.
• Signer, envoyer (mais relire une fois avant, juste au cas où)
• Le jour même, ne pas lâcher le bout: il faut être là avant et après chaque opération, avec une copie du devis en main en cas de litige.

AVP-SAO

Associate Vice Presidency for Student Affairs and Outreach (AVP-SAO) est l'oganisme qui gère les affaires éstudiantines sur l'EPFL comme le centre de carrière, le centre de langues le SAE et surtout les Affaires associatives.

C'est l'AVP-SAO qui s'occupe de la reconnaissance associative (pour reconnaître une association comme liée à l'EPFL), des accréditations, des règles vis-à-vis des associations sur le campus et leur propose de l'aide ainsi que des formations pendant l'année.

Il est aussi possible de leur faire une demande de subvention.

Pour les accès des prochains commité, il faut envoyer un mail à associations@epfl.ch après l'Assemblées Générale de printemps avec la liste du nouveau comité et le PV de l'AG.

Repro

Service le plus efficace de l'EPFL, la Repro est le centre d'impression du campus. Vous pouvez basiquement imprimer n'importe quoi, banières, livres, affiches, stickers, ...

Pour faire une demande, il faut envoyer un mail au personnel du welcome desk (pensez à mettre toute les personnes du welcome desk, au cas où l'une d'entre elles n'est pas disponible) avec un bon de commande remplit, que vous pouvez trouver ici.

Pour les commandes d'affiches, repportez-vous à la page Affiches.

Pour des services plus complexes, n'hésitez pas à leur rendre visite directement pendant leurs horaires d'ouvertures. Iels seront ravi·e·s de vous aider !

DSE

TODO

Mediacom

Mediacom est l’unité centrale de communication de l’EPFL et gère principalement la communication institutionnelle et scientifique à destination du grand public.

Avec quatre sous-unités et une stratégie commune, Mediacom coordonne la communication externe et interne de l’école, ainsi que tous les événements qui représentent l’EPFL dans son ensemble.

C'est un organe essentiel de la vie étudiante à l'EPFL, puisque c'est lui qui autorise et qui permet que les événements que les associations organisent aient lieu, et à quelle date.

C'est avec Mediacom que vous allez communiquer, via des RITM, pour chaque organisation d'événements durant toute l'année.

Mediacom impose aussi certaines règles, telles que les règles de communication visuelle, d'affichage sur l'EPFL, et les quotas pour chaque événement. Allez-faire un tour sur leur page, c'est important !

DII

TODO

Faculté IC

La Faculté IC est notre Eywa d'Avatar, mais à un niveau bien plus raisonnable. Il n'empêche qu'elle nous supporte financièrement, logistiquement (Cave) et humainement. Le personnel administratif du couloir INN étage 1 et de l'accueil, en plus de sauver les miches des étudiant.e.s dans leur vie académique, nous sauve les miches pour l'organisation d'événements comme ICBD, nous donne les accès aux salles, nous a donné un bureau, et pour approximativement une pétachiée d'autres trucs.

Il est important de les remercier tous les jours en vous brossant les dents, ou au moins de connaître leurs prénoms et de leur dire bonjour en les croisant le matin.

Vous croiserez plus rarement le personnel de la Faculté résidant dans les haut-étages du donjon BC. Mais de la même manière, ces personnes-là nous donnent du budget, de la reconnaissance, du support varié, en bref, on les aime tout autant.

Concierges

TODO

Réglement du babyfoot

Le babyfoot est à disposition de tout le monde entre 12h-14h et à partir de 16h. La CLIC prête des balles en échange d'une camipro (on la rend t'inquiète pas).

Merci de ne pas faire trop de bruit ! :)

Engagement

L'engagement se fait par le trou sur le côté du babyfoot.

Victoire

La victoire se déclare au bout de 10 points. Pas de règle des "deux points d'éccart".

But du milieu

• Les buts tirés depuis le milieu ne comptent pas.
• Si la balle est seulement déviée par l'un des joueurs du milieu, le but compte.
• Si le but est tiré du milieu contre son camp, il ne compte pas.

Gamelle

Les gamelles (balle qui rentre puis ressort du but) enlève un point à l'équipe qui prend le but, l'autre équipe ne gagne pas de point et le jeu continue.

Autres règles

• Si la balle est immobilisé entre un gardien et la première ligne de défense de l'équipe A, elle doit être repoussée dans l'un des coins du babyfoot du côté où elle est par la main du gardien de l'équipe A.

• Si la balle est immobilisée ailleur, interdiction de la toucher avec les mains, il faut souffler pour la faire bouger. (battez-vous)

• Les buts contre son camp comptent.

• En double, vous pouvez changer de position avec votre binôme entre deux points.

Interdictions

• Interdiction de la roulette (plus de deux tours)
• Interdiction au rateau (gauche-droite rapide pour faire barrage à l'adversaire)
• Interdiction de déplacer le babyfoot

Mettre à jour sa page web CLIC

La CLIC et ses commissions ont une page dédiée sur le site de la CLIC (https://clic.epfl.ch).

• CLIC : https://clic.epfl.ch/fr-FR/association
• Commissions : https://clic.epfl.ch/fr-FR/commissions

Voici les indications pour les maintenir à jour.

Membres

Pour commencer, il faut maintenir votre liste de membres à jour.

1. Si un·e membre n'existe pas encore, il faut passer par directus, dans la catégorie membres. Puis cliquer sur le ➕ en haut à droite pour créer un·e membre.

2. Une fois les informations personnelles remplies, il suffit de cliquer sur ✔️ pour sauvegarder.

   Tips :

   • des images par défaut sont disponibles pour chaque commission
   • pensez à mettre une adresse mail alumni, qui par défaut redirige vers le mail epfl, pour garder le contacte si la personne quitte l'EPFL

3. On peut maintenant ajouter une entrée dans Commission Memberships. (ou Association Memberships pour la CLIC)

Il faut sélectionner la commission, ainsi que le/la membre.

• Level : si la personne fait partie du commité, d'une équipe ou est juste membre. Seuls les comités apparaitront sur le site.
• Title : l'intitulé du rôle de la personne, traduit dans différentes langues.

Une fois sauvegardé, c'est terminé !

Réseaux

Vous pouvez rajouter vos réseaux sociaux directement dans Social Links. Pensez à mettre une icône en svg, ou réutiliser une icône déjà existant dans les fichiers téléchargés sur directus pour éviter les doublons.

Une fois l'entrée de votre réseau rajoutée, vous pouvez l'ajouter à votre page de commissions.

Partenaires

Veuillez voir avec le/la responsable relations externes de la CLIC pour rajouter des partenaires à votre page.

Contenu de la page

Dans la catégorie Commissions, vous trouverez la liste des commissions. En ouvrant la vôtre, vous pouvez éditer le contenu de la page directement. Pensez bien à changer le contenu dans toutes les langues. Différentes informations peuvent-êtres renseignés, tels que vos partenaires ou vos réseaux sociaux.

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