Administration
Le pôle administration se charge de tout le côté paperasse de l'association. Un travail éprouvant, parfois négligé par le reste du commité, plein de responsabilités et compliqué à assimiler. Seuls les plus braves d'entre nous accepte cette dure mission, qui vous conviendra parfaitement si vous êtes maniaque de l'ordre et des choses bien faites.

Bonne chance.

Assurance
L'association est assurée par La Vaudoise. Elle possède une assurance responsabilité civile annuelle et reçoit par conséquent une facture (d'un montant de 380.70CHF pour l'année 2023) devant être payée entre novembre et janvier.

Comptes et Budgets

Guidelines for Budgets, Expenses and Reimbursements
Budget Guideline:
Budgets must be completed with the template provided by the CLIC administrators.
Budgets must be sufficiently detailed (eg: expenses by event and category such as catering, travel, etc…).
Budgets must be sent to CLIC administrators at the very latest one week before the Fall General Assembly.
Expense Policy:
Expenses must be aligned with CLIC goals and with the commissions’ guidelines
Expenses must follow the budget. In cases of unforeseen and extraordinary circumstances, CLIC administrators must be consulted to make changes to the budget.
Expenses cannot be excessive. The most reasonable, sustainable, and cost-efficient alternative must always be prioritized.
Expenses for committee members and commission members should always be moderate, infrequent and directly related to CLIC goals and activities.
Trips cannot be done by plane if there exists a train or bus alternative less than 12 hours long. Trip segments (separated by stopovers) cannot be done by plane if there exists a train or bus alternative less than 4 hours long. These rules also apply to reimbursements to any individual or group.
Reimbursement Procedure:
Car fuel costs are reimbursed at a rate of 0.30 CHF per km (rate can and should be adjusted according to fuel prices). The mileage from the starting point to the destination will be determined using Google Maps. The destination address must be proved through a document such as an invoice, receipt, or email (unless there is a valid reason for not being able to supply this proof). The starting point must be EPFL or the vehicle’s parking spot (if in a reasonable and coherent location).
Reimbursement must be done in CHF unless absolutely necessary. If another currency must be used, the currency exchange to CHF on the day of the purchase must be provided within the proof of payment.
Any transfer fees (usually due to transfers to a non-CH account and/or due to transfers in another currency) should be paid by the recipient of the transfer when possible. If it is not feasible, the fees incurred must have been budgeted.
Proof of payment must be scanned, the right side up and readable.
Proof of payment must include a detailed summary of the expense, the total amount spent, the currency used, the date of payment and the recipient.
Proof of payment must be sent to CLIC administrators within 30 days following the payment.
If there are multiple documents in the proof of payment for one expense or reimbursement, they must be merged into one document, and an explanation must be provided.
  
CLIC administrators reserve the right to deny reimbursement if any of the conditions outlined in this document are not met.

Budgets
Budgets flexibles
1. Budgets par événement
Chaque événement dispose d’un budget détaillé, avec un total fixe.
Les transferts de fonds sont possibles une fois les dépenses de l’événement réalisées, dans la limite du même semestre.
Une checklist des dépenses doit être tenue à jour pour chaque événement.
Les réallocations internes (entre postes de dépenses au sein d’un même événement) sont autorisées, sous réserve de validation par l’administration.
2. Transfert de budget
Toute dépense impliquant un montant transféré doit faire l’objet d’une discussion entre la Présidence et l’administration.
L’objectif est de garantir une traçabilité et une justification claire lors du contrôle des comptes.
3. Budget d’imprévus (non négociable)
Un budget global d’imprévus est défini par semestre (ex : 2 000 CHF).
Ce budget couvre uniquement des urgences exceptionnelles (accidents, dégâts matériels, etc.).
Il ne peut pas être utilisé pour compenser des oublis de planification.
4. Coussin de sécurité (distinct du budget d’imprévus)
Ce fonds est réservé aux situations de crise grave (ex : retrait de soutien de la faculté).
Il sert à éviter un endettement important.
Son utilisation est strictement réservée à la Présidence et nécessite une justification.
5. Excédents de recettes
En cas de revenus supérieurs aux prévisions, il est possible de réallouer une partie de cet excédent à une commission sous forme de don.
Toute réallocation doit être validée par la Présidence.
6. Validation des changements
Tout ajustement ou modification du budget doit être approuvé par la Présidence.

Comptes
TODO

Contrôle des comptes
Objectifs principaux du contrôle des comptes
Vérifier la cohérence entre budgets et comptes
Que les différences soient compréhensibles et justifiées clairement
Vérifier la cohérence des dépenses avec les buts de l'association
Achats de drogues dures doivent être correctement justifiés vis-à-vis des buts de l'association
Vérifier que les dépenses relevées dans les comptes ont toutes un justificatif et que les entrées relevées dans les comptes ont toutes une facture (et qu'elles sont liées à une écriture Crédit Suisse)
C'est aussi vérifier que les dépenses respectent les buts de l'association, définis par les status de l'association. Pour ça, il est utile de s'appuyer sur les status, et sur les directives relatives aux budgets, aux dépenses et aux remboursements qui encadrent comment la CLIC et ses commissions peuvent dépenser leur argent, définir leurs budgets et tenir leurs comptes.
Documents
Contrôler les compte, c'est mettre en lien trois documents essentiels : le relevé bancaire, les comptes de la CLIC et les budgets.
Le relevé bancaire
Il comporte la liste de toutes les entrées et sorties d'argent sur le compte CLIC. Il comprend aussi les sous-comptes des commissions.
Les comptes de la CLIC
La liste de tous les paiements validés et justifié comptabilisé par les admins de la CLIC. Chaque dépense ou entrée est accompagnée d'un justificatif qui doit valider le montant, la date, le moyen de paiement utilisé et les taux de change du jour pour les paiements pas en francs suisses.
Les budgets de la CLIC
Les budgets quoi en fait finalement. Ils sont séparés par pôle, événement, commissions, etc. Il faut que les dépenses coïncident avec les budgets respectifs. Il n'est pas alarmant s'il y a une petite différence, surtout s'il s'agit d'économies.
Méthodologie
Contrôler l'ensemble des comptes prend plusieurs heures à deux. On vous conseille de le faire en binôme pour être plus efficace, sûr des copies annotées des documents. Il est aussi plus simple de faire dans l'ordre chronologique, et de tout contrôler ensemble plutôt que de vous séparer le travail. Avoir un aperçu global permet de mieux comprendre le contexte.
S'il vous manque du contexte, n'hésitez pas à demander aux admnins pour avoir la réponse.
Rapport des comptes et Assemblée Générale
Votre rôle est aussi de faire un rapport des comptes pour l'Assemblée Générale d'octobre. Lors de cette AG, vous présenterez les résultats du contrôle. Votre présentation sera suivie d'un vote pour accepter ou non l'état des comptes. Vous pouvez donner votre avis pour conseiller l'AG.
En cas d'acceptation, le comité de l'année précédente est finalement déchargé.
En cas de refus, une liste d'objection est constituée et le comité de l'année précédent, toujours responsable de ses comptes, doit faire en sorte de trouver une solution aux problèmes soulevés. Lors d'une prochaine Assemblée Générale Exceptionnelle, les comptes sont de nouveau évalués et un nouveau vote pour les accepter est organisé.
Nous vous conseillons d'organiser avant l'AG une séance avec les anciennes et nouvelles Présidences (pres + admins), dans le but de faire un rapport détaillé du contrôle, conseiller le prochain comité pour améliorer leurs comptes et faire attention à leurs dépenses, et résoudre les dernières incompréhensions. Évidement, soyez le plus critique possible, sans être méchants ;)

Remboursements
TODO

Préparer les budgets de pôle
Sur cette page tu trouveras un petit guide sur comment préparer tes budgets en tant que comité d’un pôle :)
Comment ça marche en gros
La CLIC et ses commissions ont des comptes en banque avec de l’argent dessus. En début d’année, on doit budgéter cet argent, c’est-à-dire l’attribuer aux différents pôles et events. Jusque là, rien de bien mystérieux.
Là où ça devient plus compliqué: une fois validé, le budget doit changer le moins possible. Aussi, on veut essayer d’avoir tout dépensé à la fin de l’année. Ça veut dire qu’il faut bien prévoir à l’avance comment et dans quoi on va mettre de l’argent, et où on va en gagner!
Une autre complication: la CLIC reçoit les subventions de la faculté sur l’année civile (tous les janviers) et pas sur l’année académique (tous les août/septembre). La plupart du temps, tu n’auras pas à t’en soucier, mais il faut séparer les transactions du semester d’automne et du semestre de printemps dans les budgets.
Pour gérer tout ça, on maintient deux spreadsheets: les budgets et les comptes.
Spreadsheet budgets
Comme dit plus haut, les budgets sont décidés en tout début d’année et ne contiennent que les dépenses/gains prévus. Voilà une ligne typique que tu peux y trouver:
Semestre
Description
Catégorie
Montant
Remarques
Automne
maintenance matériel automne
Achat matériel divers
-125.00 CHF
crépière, table à ping pong, néon CLIC, joints bidons, machines à croques
semestre: comme dit, il faut séparer les dépenses/gains des deux semestres;
description: une description vague de ce à quoi va servir l’argent. La description peut être précise si t’es sûr que c’est un achat que tu vas faire, mais être vague te permet d’avoir un peu de marge de maneuvre;
catégorie: le type de dépense. On a une liste limitée de catégories possibles;
montant: combien d’argent tu prévois de dépenser (en négatif) ou gagner (en positif) pour cette catégorie/description, sur tout le semestre;
remarque (optionnel): description un peu plus précise de ce que tu comptes en faire. Ça sert principalement de justification face aux admins CLIC et d’aide pour s’en souvenir plus tard.
Spreadsheet comptes
Contrairement aux budgets, cette sheet a pour but d’être mise à jour tout au long de l’année: elle contient les dépenses/gains qui ont vraiment été faits! L’idée, c’est de pouvoir avoir un one-to-one entre les transactions à la banque et les lignes dans cette spreadsheet. Voilà une ligne typique:
Date
Description
Catégorie
Montant
Destinataire
Justificatif
Statut
12/11/2025
Gants de travail
Achat matériel divers
-34.75 CHF
OBI
3
Payé
date: la date d’achat/vente;
description: une description précise de l’achat/vente;
catégorie: même chose qu’avant;
montant: même chose qu’avant (note: TVA inclue);
destinataire: la personne/entité qui donne/reçoit de l’argent;
justificatif: lien et numéro du justificatif (photo de ticket de caisse, facture, etc);
statut: statut du paiement (payé, en attente, reçu, etc).
Lire les budgets de l’année précédente
Dans la partie précédente, on a donné des exemples de fiches de budgets et de comptes. Les choses qu’on mentionne ici se réfèrent à ces exemples.
Première étape: comprendre ce qu’ont fait tes anciens! T’auras sûrement eu un onboarding, mais maintenant tu vas vouloir aller un peu plus dans les détails. Voilà les trucs que tu vas vouloir prendre en note: dans les budgets, les colonnes qui t’intéressent sont semestre, description, catégorie, et montant; et dans les comptes, ce sont date, description, catégorie, montant.
Ton but, ça va être d’avoir une bonne idée de ce que tes anciens ont bien fait et mal fait l’année dernière. Ils avaient prévu 50CHF de stylos mais au final vous en avez acheté pour 5CHF? Note-le! Vous avez un abonnement dont le prix ne change jamais? Note-le aussi! Essaye de voir dans quelle catégories vous avez besoin de plus ou moins d’argent. Ça te donnera un bon point de départ.
Réfléchir à tes besoins pour l’année
Maintenant, c’est la partie un peu plus chiante: il faut que tu prévoies à l’avance ce que tu voudras faire pendant l’année. Brainstorm et essaye de voir ce dont t’auras besoin, et les imprévus qui peuvent arriver. Tu dois réfléchir aux dépenses en event et hors event!
Note: la majorité du budget des event est géré par le pôle animation, mais il y aura des dépenses spécifiques à ton pôle (location de matos pour la logistique, impression d’affiches pour la communication, etc. Parle à tes anciens si t’es pas sûr·e).
Une fois que t’as une liste, estime les coûts en allant voir les prix moyens sur l’internet mondial. Si t’oublies des trucs, t’auras pas assez de budget pour faire ce que tu veux, et ça peut être vraiment chiant.
Garde en tête que ces besoins doivent être séparés par catégorie, et que le budget d’une catégorie n’est pas transférable dans une autre. Si tu veux acheter quelque chose à 100CHF et qu’il ne te reste que 30CHF dans cette catégorie, tu ne pourras pas “emprunter” les 70CHF restants aux autres catégories, même si tu as assez d’argent.
De même, il faut séparer les achats par semestre, et le budget n’est pas transférable d’un semestre à l’autre (même si c’est la bonne catégorie!). Puisque tu dois avoir dépensé ton budget semestriel d’ici la fin du semestre (31 décembre et 31 juillet), il faut aussi que tu penses à si t’auras le temps de faire les recherches et les achats pour la deadline!
Tu dois préparer quoi en vrai
Au début de l’année, on (les admins CLIC) va prévoir une réunion avec ton pôle, où tu devras expliquer pourquoi tu veux de l’argent. Arrive avec une liste d’achats que tu auras besoin de faire et dont t’es à peu près sûr·e du montant. Prévois un peu d’argent “au cas où“: t'as pas d'idée concrète, mais tu penses qu'il y a un risque d'imprévus etc.
Pas de justification, pas d'argent :( Si on ne comprend pas le pourquoi de chaque ligne de budget, on va avoir du mal à les défendre auprès de la présidence, de la section, et de l’AG. La moula que tu budgètes, c’est l’argent des étudiant·es et de la section! Par exemple, c'est très dur de justifier un positif à la fin de l'année, donc on veut être sûr qu'il y a un plan plus ou moins établi pour tout écouler dans les temps.
Last but not least: viens avec tes questions, si t’en as! C'est pas facile de faire un budget, et on est là pour vous aider à garder les choses importantes en tête :)

Terminal camipro
Le terminal de paiement Camipro est un smartphone Nokia 6.1 disposant d'une application gérant le paiement par carte Camipro.
Utilisation
Déverrouillage
Le téléphone se déverrouille par un code spécifié par le prêteur (il semble que ce soit un L du coté gauche). L'application de paiement est généralement située sur l'accueil, en bas à gauche (le fond d'écran l'indique d'une flèche rouge).
Paiement
Une fois dans l'application, il faut entrer un montant, puis sélectionner la croix verte de validation et enfin passer la carte Camipro sur la surface extérieure du téléphone. Il est possible d'annuler le paiement à tout moment en cliquant sur la croix rouge en haut à droite. Il est possible d'effacer un chiffre du montant de paiement en cliquant sur la croix jaune au milieu à gauche.
Remboursement
Il est possible de lancer un remboursement en sélectionnant, en haut à droite, les trois points horizontaux puis "Charger le compte". Le texte "CHARGER" s'affiche ensuite sur l'écran, il suffit ensuite d'entrer le montant et passer la carte. Les remboursements se font un par un, il faut recommencer la procédure à chaque fois (ie : pas de risque de faire un remboursement à la place d'un paiement).
Obtention du matériel
Pour la première demande, nous avons du poser une demande sur epfl support, et ouvrir un ticket. Maintenant que la configuration initiale a été faite (transmis l'IBAN, fait la formation,...) ce sera sûrement plus simple de demander. La personne de contact semble être Quentin Estoppey. Il est possible que lui envoyer un mail en faisant mention des précédents événement soit suffisant. A voir.
Il est pour le moment impossible d'avoir un terminal "à l'année". Nous faisons une demande de prêt, et il faut rendre après l'événement. C'est mieux de faire la demande environ 2-4 semaines avant, pour être large. Peut-être qu'il y a des limitations dont nous n'avons pas connaissance.
Récupération de l'argent
Malheureusement, nous n'avons pas le détail des transactions après une soirée. Une personne (visiblement celle qui a fait la demande) reçoit un message automatique avec le détail, séparé par terminaux.
La période comptée semble encore floue. Mais entre 1 et 2 semaines. Le mail informe du solde sur chaque terminal, et la période concernée. Cet argent est ensuite versé sur l'IBAN demandé à la fin du mois.

Passation
Le but de cette page est de lister de manière exhaustive (j'espère) tout ce qui doit être fait par le nouveau pôle admin (sauf précisé autrement) lors de la passation. J'écris ce bout de wiki en septembre 2025. Disclaimer, ici le terme "présidence" désigne uniquement les P+VP ou Co-P. Disclaimer 2, par soucis de lisibilité l'écriture inclusive a été omise, libre à quiconque de la rajouter.
Lorsque le nouveau pôle admin est élu, l'ancien doit se charger de donner les accès Crédit-Suisse online banking et Wise au nouveaux admins et à la nouvelle présidence (se référer aux sections correspondantes).
Lorsque la nouvelle présidence est élue, le titulaire du compte Wise doit le passer le rôle de "titulaire" au plus ancien président/comité de la présidence entrante.
S'il y a un changement de trésorier dans les commissions, les nouveaux admins doivent lui donner les accès Crédit-Suisse online banking (et Wise suivant la politique d'accès à Wise appliquée).
Au plus tôt dans la nouvelle année scolaire, dès que les admins et la présidence sont présents physiquement, il faut se rendre à Crédit Suisse avec le PV de l'AG où la nouvelle présidence a été élue, et toutes les pièces d'identitées, pour faire modifier la présidence de l'association.
En amont du premier emprunt de terminal Camipro, il faut envoyer un mail à camiproadm@groupes.epfl.ch disant que les futures relevés de terminaux Camipro pour la CLIC devront être envoyé à l'une des adresses e-mail epfl de l'un des admins. Actuellement il est impossible de les faire envoyer à admin.clic@epfl.ch, donc il faut s'assurer que le nouveau pôle admin les reçoivent sur l'une de leurs adresses perso.
Après l'AG d'Octobre, lorsque les comptes sont acceptés et l'ancien comité est déchargé, il faut envoyer un mail (manière la plus simple) à Crédit Suisse en nommant toutes les personnes dont les accès au compte devraient être révoqués. Il est possible d'avoir la liste de toutes les personnes ayant accès à un compte sur l'online banking.
De la même manière, le titulaire du compte Wise (normalement un membre de la présidence) doit révoquer les accès au compte Wise.